Pada kegiatan jual beli berskala besar, perusahaan tentu tidak jarang mendapati konsumen yang meminta pengiriman barang atas transaksi yang dilakukan. Selain karena jumlah pesanan barang yang banyak, jarak tempuh pengiriman yang jauh juga seringkali membuat perusahaan harus memanjakan pembeli. Salah satu caranya adalah dengan mengantar pesanan sampai ke lokasi yang diminta dan adanya dokumen atau surat jalan barang.
Pada, aktivitas pengiriman barang pesanan pembeli tidak bisa begitu saja dilakukan. Terdapat beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh pihak perusahaan dan pembeli dalam melakukan kegiatan pengiriman barang tersebut. Salah satu aturannya adalah keharusan memiliki berkas yang dapat menunjukkan informasi dari barang yang dikirim.
Dokumen penting tersebut biasa dikenal dengan istilah surat jalan dibawa setiap saat melakukan kegiatan pengiriman barang ke pihak konsumen. Agar pemahaman tentang kedua dokumen tersebut tidak salah kaprah, yuk simak apa sih yang dimaksud dengan surat jalan beserta fungsi dan contohnya.
Apa Itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang. Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang.
Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman. Gunanya agar pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.
Dokumen ini juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka.
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: MASERP dan Fitur Inventory yang Terintegrasi
Fungsi Surat Jalan
Dalam proses pengiriman barang di Indonesia, surat jalan berperan utama sebagai dokumen yang memastikan legalitas barang kiriman dalam jumlah besar. Di samping itu, keberadaan surat jalan memiliki ketiga fungsi diantaranya:
Dokumen Resmi Ekpedisi
Surat jalan dapat mempermudah urusan bisnis terhadap birokrasi perusahaan jasa ekspedisi. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa setiap pihak yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar. Selain itu, surat jalan juga berfungsi sebagai bentuk kesepakatan resmi antara pihak penerima dan pihak pengirim. Kesepakatan ini berupa keterangan, tujuan pengiriman, harga dan berat barang dan setiap detail lain yang dibutuhkan.
Bukti Pengiriman yang Valid
Surat ini memiliki fungsi sebagai konfirmasi bahwa barang kiriman sudah diterima oleh penerima dengan nama yang sudah bertanda tangan pada surat jalan pengiriman. Setelah dilakukan konfirmasi tersebut, baru dimasukkan sebagai arsip laporan keuangan perusahaan. Di samping itu, surat digunakan sebagai bukti pengiriman valid kepada pihak asuransi pengiriman bahwa barang tersebut adalah barang milik pengirim jika sewaktu-waktu diperlukan untuk melakukan klaim kerusakan atau kehilangan.
Sebagai Surat Keterangan
Berfungsi sebagai suatu informasi atau keterangan yang tertera secara rinci dan jelas terhadap barang yang akan dikirim. Surat jalan pengiriman barang dibuat tergantung dari siapakah yang mengirimkan produk atau barang tersebut.
Jenis-Jenis Surat Jalan
Pengiriman Barang
Sesuai dengan namanya, surat jalan ini dibuat dengan tujuan memberikan rincian barang yang tertera sesuai pesanan. Sudah jelas jika surat jalan pengiriman barang ini menggunakan format penulisan yang secara khusus digunakan untuk melakukan transaksi jual beli. Biasanya dibutuhkan oleh lembaga seperti perusahaan sebagai arsip dokumen.
Kendaraan Kepolisian
Beberapa jenis surat jalan yang berasal dari institusi kepolisian memiliki sifat berbayar, tergantung pada tujuan dibuatnya surat tersebut serta resiko yang mungkin terjadi yang menyangkut pihak pengirim dan penerima. Surat jenis ini menggunakan format penulisan resmi seperti pada surat jalan perizinan.
Dinas
Surat jalan jenis ini biasa digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti contohnya seperti surat jalan tugas dinas, surat jalan perizinan, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya dibuat secara resmi dengan susunan format dan Bahasa penulisan yang baku, serta jelas identitas nama penulis dan si penerima surat.
Penjualan Barang Kredit
Terdapat dua jenis surat jalan ini yaitu surat jalan penjualan barang tunai dan surat penjualan barang kredit. Surat ini dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatan surat ini ditulis berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bagan pengeluaran barang.
Pada surat jenis ini, secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah, karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan.
Penjualan Barang Tunai
Selanjutnya adalah kebalikan dari surat jalan penjualan barang kredit yakni surat jalan penjualan barang secara tunai. Berdasarkan sebutannya, surat dibuat hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.
Drop Canvasser
Jenis surat jalan drop canvasser ini dibuat dengan tujuan untuk membuktikan riwayat transfer yang keluar dari persediaan Gudang kepada canvasser. Pada surat ini nilai kuantitasnya juga ditentukan secara khusus oleh bagian pengelola pergudangan atas dasar pelaksanaan kebijakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut biasanya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional para staf pengelola pergudangan.
Titipan Barang
Menitipkan barang tentu harus dilakukan dengan aman, bila perlu disertai dengan berkas pendukung yang bisa dijadikan sebagai bukti resmi. Oleh karena itu, agar barang titipan aman maka perlu dibuat surat jalan penitipan barang. Biasanya surat ini ditulis oleh pihak manajemen yang wewenangnya nanti dialihkan kepada staf di bagian pergudangan.
Retur Pembelian
Jenis surat jalan selanjutnya berhubungan dengan adanya berkas retur pembelian. Sesuai namanya, format penulisan surat tersebut didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Nilai kuantitas barang yang dituliskan di sini tidak bisa berubah, karena disesuaikan dengan kuantitas yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.
Contoh Surat Jalan Barang
Informasi yang Tercantum pada Surat Jalan
Dalam membuat surat jalan, ada beberapa informasi yang wajib tercantum di dalamnya. Setiap informasi yang ada di surat jalan dapat membantu petugas dalam melakukan pengecekan barang bawaan kendaraan dan meminimalisir terjadinya tindak kriminal. Pada surat jalan untuk keperluan pengiriman barang, kendaraan, dan keperluan tugas, informasi yang wajib tercantum meliputi:
- Nama dan alamat perusahaan.
- Nomor surat.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat jalan.
- Perusahaan atau institusi tujuan pengiriman.
- Rincian dari barang yang dipesan seperti nama barang, jumlahnya, dan bila perlu harga.
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat jalan yang mungkin akan berguna untuk bisnis Anda nantinya. Surat jalan ini juga berguna untuk mengurangi tindakan fraud yang akan merugikan bisnis Anda dan sebagai bukti yang berkekuatan hukum jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
Pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen persediaan yang baik bagi usaha Anda.
Namun, saat ini Anda juga dimudahkan untuk membuat pencatatan jurnal pembelian dengan menggunakan software akuntansi dari MASERP. Apalagi MASERP juga sudah dilengkapi dengan banyak fitur modul seperti persediaan, pembelian, dan penjualan. Sehingga ini nantinya bisa memudahkan Anda dalam mengatur dan mengelola kegiatan bisnis.
Untuk membantu Anda dalam mengelola keuangan perusahaan, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari MASERP. Software ini bisa membantu menyediakan laporan keuangan dan kegiatan akuntansi lainnya sehingga jadi lebih efisien dan efektif.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
