Setiap orang yang bekerja pada perusahaan pasti memiliki tugas yang harus dikerjakan dan tanggung jawab masing-masing. Tugas-tugas yang dijalankan karyawan ini disebut dengan job description. job desc atau singkatan dari Job description adalah sebuah bagian yang menjelaskan dan gambaran umum mengenai sebuah peran pekerjaan yang akan dilakukan.
Jika Anda adalah seorang karyawan atau pelamar kerja, istilah ini pasti sudah tidak asik lagi di telinga Anda. Tentunya ini karena job description adalah salah satu hal utama yang Anda pertimbangkan saat ingin melamar kerja di suatu perusahaan.
Jadi, dapat dikatakan bahwa job desk memiliki peran penting di dalam suatu perusahaan. Namun, apakah Anda mengetahui apa saja manfaatnya? Bagaimana cara menyusun job description dengan baik dan benar?
Apa Itu Job Description?
Job description adalah catatan tentang tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Catatan tersebut berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dilakukan bukan tentang pemegang pekerjaannya. Biasanya berbentuk daftar yang terdiri dari nama pekerjaan, tugas-tugas yang harus dikerjakan, lokasi, kondisi kerja, hingga risikonya.
Data-data job description didapatkan dari hasil analisis pekerjaan. Data tersebut menggambarkan apa yang sebenarnya harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa melakukannya.
Tips Menulis Job Description Lebih Efektif
Di atas tadi adalah gambaran umum tentang job description. Tapi, kalau hanya melakukannya, Anda mungkin akan kalah saing dengan kompetitor Anda dan kehilangan kesempatan mendapatkan SDM berpotensi. Kita tidak ingin itu terjadi. Maka dari itu, Anda butuh booster dalam hal ini. Cek beberapa tips berikut untuk membuat job description Anda lebih baik lagi agar HRD tertarik.
Riset dan Analisis
Sebelum membuat job description, PIC rekrutmen perlu melakukan riset dan analisis terhadap pekerjaan yang akan dibuka. Anda bisa mengumpulkan informasi di bawah:
- Apa alasan posisi tersebut menjadi kebutuhan saat ini?
- Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut?
- Adakah perbedaan informasi mengenai job specification dari data yang telah Anda kumpulkan dengan milik perusahaan lain? Bandingkan.
Bentuk Kepribadian
Anda harus memiliki persona yang mewakili perusahaan dan dapat berkomunikasi dengan kandidat lewat job description. Job description jangan dibuat dari template saja. Visualisasikan kepribadian tersebut ke dalam deskripsi agar dapat membuat job description lebih menarik perhatian kandidat.
Menyesuaikan Kandidat
Lagi-lagi, kita perlu sedikit daya imajinasi. Jika target Anda berasal dari kalangan Gen Z, mungkin Anda ingin menulis job description dengan gaya penulisan lebih santai dan friendly. Jika target Anda generasi yang lebih lama, atau kalangan profesional lainnya, Anda perlu penyesuaian nuansa dalam penulisan Anda. Tapi ingatlah untuk selalu memprioritaskan kejelasan dari kriteria yang dibutuhkan posisi tersebut, ya.
Terstruktur
Menulis job description yang rapi, jelas, dan terstruktur akan membuat perusahaan terlihat profesional. Di satu sisi memang betul, tapi kami khawatir itu akan membuat hasilnya terlalu kaku. Zaman sekarang, banyak sekali cara unik dan kreatif dalam menuliskan job description, apalagi jika Anda menggunakan media sosial sebagai tempat menyebarkan iklan lowongan pekerjaan. Kuncinya adalah tetap rapi dan terstruktur, namun beri sentuhan kekinian.
Spesifik
Anda sudah melakukan analisis pekerjaan, jadi seharusnya Anda tahu kunci dari job description yang Anda buat. Jadi, hindari menuliskan bagian penting dengan menggunakan ungkapan seperti “sewaktu-waktu”, “kapan saja”, “tergantung ….”, dan lainnya.
Peran Penting Job Desk Bagi Perusahaan
Job description adalah sebuah petunjuk dan pedoman yang dapat memberikan kejelasan terhadap suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan. Ini karena job desc berisi segala informasi mengenai peran, tugas, dan wewenang dari setiap karyawan. Sehingga, dapat dikatakan bahwa job description merupakan kumpulan hal-hal yang harus dikerjakan dengan baik dan benar oleh karyawan agar perusahaan berjalan dengan lancar.
Lantas, apa peran penting job description bagi posisi atau jabatan tertentu di dalam sebuah perusahaan? Simak ulasan berikut.
CEO atau Chief Executive Officer
- Membantu menentukan kebijakan, prosedur, dan standar organisasi perusahaan.
- Membantu menentukan keputusan strategis dalam hal integrasi, divestasi, investasi, aliansi, dan joint venture.
- Membantu menganalisis dan menentukan prioritas bagi alokasi sumber daya dan anggaran perusahaan.
Manajer
- Mengelola operasional harian perusahaan
- Membantu menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi
- Membantu menjelaskan apa yang diharapkan dan harus dilakukan
- Menghindari resiko terjadinya perbedaan pemahaman
- Memberi batasan wewenang di setiap jabatan
Recruiter and Trainer
Bagi Perekrut, job desc membantu untuk menentukan kriteria apa yang dicari dan kandidat seperti apa yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tiap jabatan. Sedangkan bagi Pelatih, job desc membantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang perlu dikuasai pekerja untuk jabatannya.
Assessor dan Succession Planner
Bagi Assessor, job desc dapat membantu dalam menganalisa pemegang jabatan, seperti untuk mengadakan tes kemampuan, interview mendalam, dan sebagainya. Sedangkan bagi Succession Planner, job desc dapat digunakan untuk menentukan tempat karyawan yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan.
Research and Development Department
Job desc akan membantu bagian perencanaan dan pengembangan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, penyusunan skala prioritas, dan mempermudah koordinasi.
Cara Membuat Job Desc
Sebenarnya cara pembuatan job desc akan selalu melibatkan lima elemen penting, sehingga orang yang hendak membuat job desc harus memahami kelima elemen tersebut terlebih dahulu. Supaya Kamu lebih paham tentang bagaimana cara membuat job desc, berikut pembahasannya:
Spesifikasi Pekerjaan
Langkah pertama untuk membuat job desc adalah mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang dimiliki oleh sebuah peran atau jabatan di perusahaan Kamu. Karena, dalam sebuah pekerjaan tentu saja akan ada sebuah persyaratan kerja yang menjadi sebuah dasar ukuran penilaian kualitas seseorang. Selain hal tersebut, penilaian terhadap kualitas sebuah pekerjaan melibatkan compensable factor yang ikut membawa empat elemen lainnya.
Tugas dan Tanggung Jawab
Tentu saja Kamu sudah mengerti apa yang dimaksud dengan tugas dan tanggung jawab kan? Karena sudah mempunyai definisi yang jelas, diharapkan bahwa karyawan dapat bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaanya kepada atasan. Kegagalan yang dialami selama mengerjakan tugas dan mengejar tujuan pekerjaan atau keberhasilan yang telah didapatkan merupakan sebuah pertanggung jawaban dari karyawan itu sendiri. Pada titik ini, tentu saja perusahaan mempunyai sebuah standar untuk mengukur keberhasilan kerja dari karyawan. Biasanya, seorang yang membuat job desc akan menjabarkan pekerjaan serta tanggung jawab dan kewajiban yang harus dilaksanakan yang berhubungan dengan pekerjaan. Kemudian, rincian tersebut haruslah diolah dalam kalimat langsung yang singkat.
Ringkasan Pekerjaan
Langkah selanjutnya adalah membuat ringkasan pekerjaan, yang mana pada elemen ini biasanya recruter akan membentuk sebuah ringkasan mengenai gambaran pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan. Dalam elemen ini juga informasi yang diberikan dalam jumlah yang cukup namun seringkas mungkin.
Akuntabilitas
Langkah selanjutnya yang harus Kamu lakukan untuk membuat job desc adalah akuntabilitas yang mana hal ini akan mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang akan diambil. Oleh sebab itu, job desc yang baik dan benar harus memiliki akuntabilitas supaya orang yang memegang jabatan tersebut dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Jadi, pada intinya, setiap karyawan haruslah bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan wajib untuk melaporkan kepada perusahaan apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan ketentuan perusahaan atau sebaliknya.
Kesimpulan
Setelah job description telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profiling (analisa jabatan), dimana perusahaan telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.
Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terarah dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan hingga suksesi pegawai.
Analisa jabatan ini merupakan hal mendasar dalam pengembangan dan pelatihan untuk mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja, Untuk memudahkan pengelolaan data-data tersebut anda dapat menggunakan Software HRD yaitu Aqtive HR.
AqtiveHR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bisnis, langsung saja konsultasikan kendala yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
