Dalam setiap transaksi, baik online maupun offline, term of payment (TOP) atau syarat pembayaran menjadi elemen penting yang harus dipahami oleh penjual dan pembeli. Istilah TOP berkaitan dengan metode serta ketentuan pembayaran yang telah disepakati dalam sebuah transaksi.
Perkembangan teknologi telah membawa banyak perubahan dalam sistem jual beli, termasuk munculnya berbagai metode pembayaran baru. Generasi muda mungkin lebih mudah beradaptasi dengan perubahan ini, tapi bagi sebagian orang, memahami istilah seperti term of payment masih menjadi kendala.
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang term of payment, mulai dari pengertian, manfaat, jenis-jenisnya, hingga cara klien agar mematuhi term of payment, simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Term of Payment?
Dalam dunia bisnis dan ekonomi, term of payment adalah ketentuan pembayaran yang harus dipenuhi dalam suatu transaksi. Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan pembayaran yang berbeda, serta disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan bisnis mereka.
Ketentuan ini mencakup metode pembayaran serta jangka waktu pelunasannya. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika banyak orang bertanya, “Berapa lama batas waktu pembayaran bisa ditunda?”
Beberapa ahli mendefinisikan term of payment adalah peraturan yang ditetapkan oleh vendor atau supplier kepada pelanggan mengenai tata cara pembayaran.
Misalnya, Anda mungkin diberikan tenggat waktu 14 hari sejak invoice diterbitkan untuk melunasi pembayaran. Namun, dalam praktiknya, jangka waktu ini bisa bervariasi tergantung pada kesepakatan antara kedua belah pihak.
Konsep ini penting bagi Anda yang terlibat dalam dunia bisnis, baik sebagai pemilik usaha, akuntan, maupun pihak yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.
Term of payment membantu Anda mengelola arus kas dengan lebih baik dan untuk menghindari risiko keterlambatan pembayaran yang berpotensi merugikan bisnis Anda.
Baca Juga: Rekomendasi Software Invoice Terbaik (Fitur dan Harga)
Manfaat Term of Payment
Pernahkah Anda mengalami kesulitan mengatur pembayaran dalam bisnis? Atau mungkin menghadapi pelanggan yang sering menunda pelunasan tagihan? Jika iya, term of payment adalah salah satu hal yang perlu Anda perhatikan.
Term of payment bukan sekadar aturan biasa tapi merupakan strategi penting dalam mengelola arus kas dan menjaga stabilitas keuangan bisnis Anda.
Mari kita bahas lebih dalam manfaat lainnya dari term of payment berikut ini!
Meminimalisir Risiko Gagal Bayar
Ketentuan pembayaran yang jelas dapat membantu Anda mengelola risiko gagal bayar dari pelanggan. Dengan menerapkan kebijakan seperti diskon untuk pembayaran lebih awal atau denda bagi keterlambatan, cara ini mampu mendorong pelanggan untuk melunasi tagihan mereka tepat waktu.
Term of payment juga menjadi bagian dari negosiasi sebelum transaksi terjadi. Dengan adanya kesepakatan yang matang antara penjual dan pembeli, risiko perselisihan dapat diminimalisir sehingga layanan pelanggan pun makin meningkat.
Stabilitas Keuangan Lebih Baik
Ketika bisnis memiliki kebijakan pembayaran yang terorganisir, kepastian operasional menjadi lebih terjamin. Anda akan mengetahui berapa banyak dana yang diharapkan masuk dan waktu penerimaannya.
Ini sangat penting dalam menjaga kelancaran arus kas serta memperkirakan kondisi keuangan perusahaan di masa depan. Dengan demikian, bisnis Anda dapat terus berjalan dengan lancar dan bertumbuh secara berkelanjutan.
Mengoptimalkan Manajemen Arus Kas
Term of payment memiliki peran penting dalam menjaga keseimbangan arus kas perusahaan. Dengan menentukan syarat pembayaran yang tepat, bisnis Anda dapat memastikan likuiditas yang cukup untuk menutupi pengeluaran serta mendukung pertumbuhan bisnis yang telah direncanakan.
Anda perlu memahami siklus arus kas perusahaan untuk menetapkan kebijakan pembayaran yang sesuai. Misalnya, dengan menentukan tanggal jatuh tempo yang realistis, Anda dapat mengelola keseimbangan antara piutang dan utang sehingga operasional tetap stabil dan keuangan bisnis tetap sehat.
Membangun Hubungan Bisnis yang Sehat
Ketentuan pembayaran yang transparan mampu memberikan kejelasan bagi pembeli dan penjual mengenai hak serta kewajiban mereka. Hal ini menciptakan ekspektasi yang dapat dipatuhi oleh kedua belah pihak sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
Ketika pelanggan merasa nyaman dengan sistem pembayaran yang ditetapkan, mereka akan tetap loyal dan merekomendasikan bisnis Anda kepada orang lain.
Selain itu, memahami kebiasaan dan preferensi pelanggan dalam melakukan pembayaran, akan membantu Anda merancang strategi yang lebih tepat untuk menjaga loyalitas mereka.
Jenis-Jenis Term of Payment
Setiap perusahaan memiliki kebijakan pembayaran yang berbeda sesuai dengan sistem yang mereka terapkan. Oleh karena itu, term of payment pun sangat beragam. Sayangnya, masih banyak orang yang belum memahami jenis-jenisnya.
Jika Anda ingin menjalankan bisnis dengan sistem pembayaran yang lebih tertata, penting untuk mengetahui berbagai jenis term of payment yang umum digunakan.
Cash on Delivery (COD)
Anda pasti sudah sering mendengar istilah Cash on Delivery (COD), terutama dalam transaksi jual beli online. Dengan sistem ini, pembeli hanya perlu membayar saat barang telah diterima.
Metode ini memberikan kenyamanan bagi pelanggan yang ingin memastikan kondisi barang sebelum melakukan pembayaran. Oleh karena itu, banyak toko online menggunakan COD untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Cash Before Delivery (CBD)
Sesuai namanya, metode Cash Before Delivery (CBD) mengharuskan pembeli untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang dikirim.
Meski memiliki kata “cash“, pembayaran dalam sistem ini tidak harus dilakukan secara tunai. Anda bisa menggunakan transfer bank, kartu kredit, e-wallet, atau metode lainnya. Sistem ini banyak digunakan oleh bisnis yang ingin memastikan pembayaran sebelum barang dikirim, terutama untuk transaksi dengan nominal yang tidak terlalu besar.
Net d Days
Net d Days merupakan sistem pembayaran yang memberikan jangka waktu tertentu bagi pembeli untuk melunasi tagihan setelah barang diterima. Misalnya, jika menggunakan skema Net 30 Days, pembeli harus melunasi pembayaran dalam waktu 30 hari setelah faktur diterbitkan.
Jenis pembayaran ini sering digunakan dalam transaksi antarperusahaan (B2B), yang memberikan pembeli waktu untuk mengatur keuangan sebelum melakukan pembayaran penuh.
Cash in Advance
Dengan sistem cash in advance, pembeli harus membayar terlebih dahulu sebelum barang diproses dan dikirim oleh penjual.
Metode ini umum digunakan dalam transaksi bernilai besar atau perdagangan internasional karena penjual ingin memastikan pembayaran sebelum barang dikirim. Dengan sistem ini, risiko gagal bayar dari pembeli bisa diminimalisir.
End of Month (EOM)
End of Month (EOM) adalah metode pembayaran yang memberikan batas waktu hingga akhir bulan atau periode tertentu setelahnya. Misalnya, dalam skema EOM 30, pembeli harus melunasi pembayaran maksimal 30 hari setelah akhir bulan transaksi berlangsung.
Metode ini sering digunakan dalam bisnis yang memiliki siklus pembayaran bulanan dan memberikan fleksibilitas bagi pembeli dalam mengatur arus kas mereka.
Down Payment (Uang Muka)
Down payment atau uang muka adalah sistem pembayaran yang mewajibkan pembeli untuk membayar sebagian dari total harga di awal sebelum barang dikirim atau jasa diberikan.
Sisa pembayaran biasanya dilakukan sesuai dengan kesepakatan, misalnya setelah barang diterima atau proyek selesai. Metode ini memberikan keuntungan bagi penjual karena mereka sudah menerima sebagian dana sebelum proses pengiriman atau penyediaan layanan dilakukan.
Dengan begitu, risiko pembatalan atau gagal bayar dapat diminimalkan. Down payment sering diterapkan dalam transaksi jual beli properti, kendaraan, hingga proyek skala besar.
Installment Payments (Pembayaran Cicilan)
Metode pembayaran cicilan memungkinkan pembeli untuk membayar secara bertahap dalam periode tertentu sesuai dengan kesepakatan.
Sistem ini sangat cocok bagi pembelian dengan nominal besar, seperti kendaraan, elektronik, atau peralatan bisnis, karena memberikan fleksibilitas bagi pembeli untuk melunasi pembayaran tanpa harus menunggu dana terkumpul secara penuh.
Dengan sistem ini, pembeli dapat memperoleh barang atau jasa lebih cepat tanpa harus membayar secara langsung dalam satu kali transaksi. Sementara itu, bagi penjual, sistem cicilan dapat meningkatkan daya beli pelanggan dan memperluas pasar.
Letter of Credit (L/C)
Letter of Credit (L/C) adalah metode pembayaran yang sering digunakan dalam transaksi perdagangan internasional. Sistem ini berfungsi sebagai jaminan dari bank, yang memastikan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah semua syarat yang tercantum dalam L/C terpenuhi.
Dengan L/C, baik penjual maupun pembeli mendapatkan perlindungan dalam transaksi lintas negara. Pembeli dijamin akan menerima barang sesuai kesepakatan, sementara penjual memiliki kepastian bahwa mereka akan mendapatkan pembayaran setelah memenuhi persyaratan dalam dokumen L/C.
Oleh karena itu, metode ini banyak digunakan dalam sektor ekspor dan impor untuk mengurangi risiko gagal bayar. Selain itu, dengan menggunakan sistem L/C juga membangun kepercayaan antara kedua belah pihak.
Cara Mendorong Klien Mematuhi Term of Payment
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bahwa untuk menjaga kelancaran arus kas dengan menerapkan term of payment yang jelas pada klien. Namun, dalam praktiknya, tidak semua klien akan membayar tepat waktu. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki strategi khusus agar pembayaran dilakukan sesuai jadwal tanpa mengganggu hubungan bisnis.
Terdapat beberapa langkah efektif yang dapat Anda terapkan untuk mendorong klien membayar tepat waktu dan mematuhi term of payment yang telah ditetapkan.
Menetapkan Ketentuan di Awal
Salah satu penyebab utama perselisihan dalam transaksi bisnis adalah ketidaksepakatan mengenai pembayaran. Untuk menghindari hal ini, pastikan Anda membuat perjanjian tertulis yang mencantumkan syarat dan ketentuan pembayaran sebelum memulai proyek atau mengirimkan produk.
Dengan adanya perjanjian ini, Anda dan klien dapat mendiskusikan serta menyesuaikan ketentuan pembayaran agar saling menguntungkan.
Selain itu, dokumen ini juga bisa menjadi dasar yang kuat jika terjadi keterlambatan pembayaran atau sengketa di kemudian hari.
Menyesuaikan Syarat dengan Standar Industri
Pastikan term of payment yang ditetapkan sesuai dengan industri Anda. Jika memungkinkan, Anda bisa menawarkan periode pembayaran yang lebih fleksibel dibandingkan kompetitor sebagai strategi untuk menarik lebih banyak klien.
Namun, sebelum menerapkan kebijakan ini, pastikan keuangan bisnis Anda cukup stabil untuk menanggung risiko arus kas yang lebih lambat akibat jangka waktu pembayaran yang diperpanjang.
Menyediakan Pilihan Metode Pembayaran
Klien cenderung enggan menggunakan metode pembayaran yang tidak mereka kenal atau terasa merepotkan. Oleh karena itu, sediakan berbagai pilihan pembayaran yang mudah diakses, seperti transfer bank, kartu kredit, e-wallet, atau metode lainnya yang sesuai dengan kebiasaan klien.
Untuk mendorong pembayaran tepat waktu, Anda juga dapat memberikan insentif berupa potongan harga bagi klien yang membayar melalui metode tertentu yang lebih menguntungkan bagi bisnis Anda.
Menerapkan Keterlambatan Pembayaran
Menambahkan ketentuan denda bagi pembayaran yang melewati jatuh tempo bisa menjadi strategi efektif agar klien lebih disiplin dalam memenuhi kewajibannya. Besaran denda dapat berupa persentase dari total tagihan atau biaya tetap yang diberlakukan setelah periode tertentu.
Namun, penting untuk mengomunikasikan kebijakan ini sejak awal agar tidak menimbulkan ketegangan dalam hubungan bisnis. Pastikan klien memahami bahwa denda ini bertujuan untuk mendorong kepatuhan terhadap term of payment, bukan semata-mata untuk menambah beban mereka.
Memberikan Insentif untuk Pembayaran Awal
Selain menerapkan denda untuk keterlambatan, Anda juga bisa memberikan diskon atau insentif bagi klien yang membayar sebelum jatuh tempo. Misalnya, menawarkan potongan harga kecil bagi mereka yang menyelesaikan pembayaran dalam waktu 7 hari sejak faktur diterbitkan.
Pastikan juga besaran diskon tetap menguntungkan bagi bisnis Anda dan tidak mengurangi margin keuntungan secara signifikan.
Membuat Faktur yang Jelas
Membuat faktur yang jelas dan profesional dapat meningkatkan kepatuhan klien dalam melakukan pembayaran tepat waktu. Faktur yang baik harus mencantumkan:
- Rincian pembayaran (jumlah yang harus dibayar, jatuh tempo, dan metode pembayaran yang tersedia).
- Bahasa yang tegas dan formal, tapi mudah dipahami.
- Tanggal jatuh tempo dalam format yang jelas, misalnya “Harap lakukan pembayaran sebelum 10 April 2025” daripada hanya menuliskan “Net 30”.
Merinci Setiap Item
Klien akan lebih mudah memahami tagihan jika faktur dibuat dengan rinci. Pastikan Anda untuk mencantumkan beberapa hal ini:
- Nama produk atau layanan yang diberikan.
- Deskripsi singkat mengenai produk atau layanan.
- Jumlah atau kuantitas yang dipesan.
- Harga per item dan total harga keseluruhan.
- Tanggal pengiriman atau penyelesaian layanan.
Dengan faktur yang transparan dan rinci, klien akan lebih cepat menyetujui dan melakukan pembayaran tanpa harus bertanya mengenai rincian biaya yang dikenakan.
Menggunakan Term of Payment yang Tepat
Setiap klien memiliki kebutuhan dan kondisi keuangan yang berbeda. Oleh karena itu, pilih term of payment yang paling sesuai, misalnya:
- Untuk klien baru atau yang sering terlambat membayar, gunakan Net 15 atau Net 30 untuk memastikan pembayaran lebih cepat.
- Untuk klien yang sudah terpercaya, Anda bisa memberikan Net 45 atau lebih panjang untuk memberikan fleksibilitas.
Menyesuaikan jangka waktu pembayaran yang sesuai dengan profil klien dapat membantu menjaga keseimbangan antara kepuasan pelanggan dan stabilitas keuangan bisnis Anda.
Mengirim Pengingat Pembayaran
Beberapa klien mungkin tidak sengaja melewatkan pembayaran karena sibuk atau lali. Untuk menghindari keterlambatan, Anda bisa mengirimkan pengingat pembayaran sebelum jatuh tempo, misalnya melalui email atau pesan singkat.
Pengingat ini bisa dikirim beberapa kali, misalnya:
- 7 hari sebelum jatuh tempo.
- 1 hari sebelum jatuh tempo.
Mengirim Faktur Digital
Mengirim faktur dalam format digital lebih efisien dan cepat dibandingkan faktur fisik. Selain mengurangi risiko kehilangan dokumen, faktur digital juga memungkinkan Anda melacak status pembayaran secara lebih mudah.
Selain itu, menggunakan sistem pengelolaan faktur digital juga dapat mempercepat proses penagihan dan mengurangi kesalahan administrasi.
Menetapkan Jatuh Tempo dengan Jelas dan Tegas
Pastikan Anda mencantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas dan tidak dapat dinegosiasikan dalam faktur. Meski dalam kondisi tertentu Anda bisa memberikan sedikit kelonggaran, tetaplah konsisten dalam menerapkan aturan pembayaran untuk menjaga disiplin klien.
Melakukan Rekonsiliasi Berkala
Melakukan pengecekan rutin terhadap laporan keuangan dapat membantu Anda mengetahui klien yang sering melewati batas jatuh tempo. Dengan begitu, Anda bisa mengambil tindakan yang diperlukan, seperti mengirim pengingat lebih awal atau meninjau ulang term of payment yang diberikan.
Kesimpulan
Jadi, dengan menentukan term of payment yang tepat sangat penting agar pembayaran dapat diterima tepat waktu dan arus kas bisnis tetap stabil. Dengan menetapkan ketentuan pembayaran yang jelas, Anda dapat mengelola keuangan lebih efektif, memperkirakan pemasukan dengan lebih akurat, serta menghindari potensi sengketa di masa mendatang.
Sebelum mengeluarkan faktur, pastikan syarat pembayaran yang diterapkan sesuai dengan kondisi bisnis dan kemampuan pelanggan. Jika jangka waktu terlalu lama, pemasukan bisa terhambat, sedangkan jika terlalu singkat, pelanggan mungkin kesulitan memenuhi kewajibannya.
Untuk mendorong pelanggan agar membayar tepat waktu, Anda bisa menerapkan beberapa strategi, seperti menawarkan berbagai metode pembayaran, mengirimkan pengingat sebelum jatuh tempo, atau memberikan diskon bagi yang membayar lebih awal.
Sebesar atau sekecil apapun transaksi keuangan bisnis, pengelolaan keuangan itu sangat penting. Bahkan, ketika membuat laporan keuangan.
Nah, agar segala pendataan tersebut tersusun rapi dari setiap periodenya, Anda bisa menggunakan software ERP modern seperti MASERP. MASERP bisa terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti manufaktur, ditribusi, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, dan lain-lain.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan sepeti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif.
Dengan fitur Report Center di MASERP, kamu bisa mencatatat dan membuat laporan keuangan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.
Pencatatan dan pelaporan manual tentu saja akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar terjadinya human error. Ini akan menghambat efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami (klik gambar di bawah ini). Gratis!
