ERP system mengacu pada software manajemen bisnis yang mengoptimalkan semua fungsi bisnis dengan menyediakan sistem terintegrasi dan terpusat. Perusahaan akan mendapatkan segudang manfaat dari penggunaan ERP, salah satunya adalah semua operasi bisnis menjadi otomatis dan mudah dikelola seperti akuntansi, penjualan, inventory, sumber daya manusia, manufaktur dan lain-lain.
Penasaran gak sama manfaat dari penggunaan ERP? Yuk, simak penjelasan di bawah ini! Btw, ada rekomendasi software ERP terbaik juga, lho!
Pengertian ERP System
ERP adalah sebuah akronim dari enterprise resources planning yang merupakan sebuah sistem yang membantu membuat proses inti bisnis menjadi terintegrasi dan terotomatisasi. ERP system biasanya memuat modul produksi, penjualan, akuntansi, aset, HR dan lain-lain. Anda menjadi lebih efisien dalam menangani resources atau sumber daya perusahaan seperti bahan mentah untuk manufaktur atau jam kerja staf untuk sumber daya manusia.
Sebelum ada ERP, perusahaan ERP menggunakan sistem bernama MRP atau material resources planning. Software MRP itu sendiri mulai berkembang pada tahun 1960-an akhir. Lalu, ERP modern mulai bermunculan di tahuun 1990-an dimana menjadi software yang dapat mengintegrasikan operasi bisnis sehari-hari. ERP pertama kali diciptakan oleh Grup Gartner untuk membantu produsen mengelola supply chain, mengontrol inventaris, mengotomatiasi akuntansi dan lain-lain.
Nah, sekarang ERP tidak hanya digunakan oleh perusahaan manufaktur saja, tetapi juga oleh berbagai industri bisnis seperti jasa, retail, otomotif, konstruksi, pertambangan, agrikultur, dan masih banyak lagi.
ERP system memiliki banyak manfaat untuk manajemen bisnis secara keseluruhan yang menyediakan intelligence, visibilitas, analitik dan efisiensi di setiap fungsi bisnis. Bisnis Anda jadi memiliki satu sumber data terpercaya dan juga memungkinkan digitalisasi bisnis agar dapat lebih maju dari kompetitor.
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal
Manfaat ERP System
Sebelum mengimplementasikan ERP system, pasti banyak bisnis yang menghadapi masalah yang sama. Mereka menggunakan beberapa program berbeda untuk mengelola proses bisnis dan akan sulit untuk mengintegrasikan semuanya.
ERP system dapat membuat kinerja bisnis Anda menjadi lebih baik dengan segudang manfaat yang luar biasa. Berikut ini manfaat yang bisa didapatkan:
Visibilitas dan Menyederhanakan Alur Kerja
Sebelum ada ERP, koordinasi antara berbagai departemen di perusahaan membutuhkan banyak waktu dan usaha. Kalau Anda tiba-tiba ingin melakukan update pada departemen tertentu, Anda harus menelepon atau mengunjungi mereka secara fisik.
Perusahaan berskala besar dengan zona waktu lokal dan internasional pasti akan kesulitan mengatur waktu bekerja. Jika ada masalah dengan salah satu mitra produksi Anda di luar negeri, itu akan membuat alur bisnis menjadi terganggu.
Untungnya, ada ERP yang merevolusi visibilitas alur kerja. Sekarang, apabila Anda berada di kantor pusat, Anda bisa membuka database di ERP untuk mendapatkan data detail secara real time mengenai apa yang terjadi di berbagai pabrik manufakutur dan tiap distributor Anda.
Mengurangi Biaya
Biaya awal untuk membeli dan mengimplementasikan software ERP memang lebih mahal dibandingkan dengan software lain. Tetapi faktanya, Anda hanya memiliki satu software untuk menjalankan bisnis daripada harus membeli banyak software dan memerlukan biaya lagi.
Menggunakan ERP dapat mengurangi biaya lisensi seluruh software yang Anda gunakan. Selain itu juga mengurangi biaya maintenance IT karena hanya menggunakan satu software terpusat sehingga tidak memerlukan banyak staf maupun infrastruktur tambahan. Anda juga dapat mengurangi biaya training karena karyawan hanya perlu mempelajari satu sistem, bukan banyak software yang terpisah.
Kalau pun Anda membutuhkan integrasi dengan pihak ketiga, Anda bisa mengintegrasikannya dengan vendor lain seperti software MASERP yang dapat terintegrasi dengan Online Pajak untuk urusan perpajakan serta iSeller dan Raptor untuk urusan POS.
Meningkatkan Produktivitas dan Pengalaman Karyawan
Manfaat selanjutnya yang diberikan oleh ERP adalah dapat menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan ERP, karyawan tidak perlu lagi beralih dari satu software ke software lain karena semunya sudah berada dalam satu sistem dan kerja mereka pun menjadi lebih efisien.
ERP bisa mengurangi bahkan menghilangkan proses manual yang berulang, jadi karyawan bisa fokus dengan tugasnya dan mendatangkan revenue untuk perusahaan.
Business Intelligence dan Analisis Data
Setiap keputusan bisnis yang diambil harus berdasarkan pada data yang akurat. ERP system menggunakan tools business intelligence (BI) untuk metode pelaporan, analisis dan pelaporan data bisnis Anda. Bahkan ada metode untuk menganalisis data secara real-time untuk membuat perubahan instan pada proses produksi Anda. Selain itu, Anda juga dapat memakai data sebelumnya (historis) untuk bahan perkiraan bisnis di kemudian hari.
Semua data yang ada di dalam sistem ERP dapat disesuaikan dengan laporan yang Anda perlukan. Laporan tersebut selanjutnya dapat diberikan kepada pemegang saham, mitra bisnis atau tim Anda untuk menginformasikan tentang key performance indicator (KPI) yang sudah dicapai perusahaan Anda.
Scheduling Tools
Bagi perusahaan berskala besar dan memiliki alur kerja yang kompleks, pasti memiliki jadwal yang sangat padat di tiap departemennya. ERP dapat berperan sebagai scheduling tools atau penjadwalan kerja. Maksudnya adalah Anda bisa mengatur kapan karyawan masuk shift, kapan investaris dikirim serta kapan pabrik akan menjalankan maintenance mesin (pemeliharaan). Lalu, setiap jadwal tersebut dikoordinasikan ke dalam satu kalender sehingga semua departemen dan supplier Anda bisa melihat di sistem yang sama.
Kolaborasi Antar Departemen
Semakin banyak departemen yang ada di perusahaan, semakin penting untuk mengelola komunikasi internal untuk menghindari kesalahan. Terlebih kalau perusahaan Anda memiliki cabang di berbagai tempat, maka perlu cara untuk bisa berkomunikasi dengan baik terutama jika beda negara dan beda bahasa.
Miskomunikasi antara supplier bahan baku dan distributor Anda bisa menyebabkan kesalahan dalam inventory dan malah harus mengeluarkan biaya yang banyak. ERP dapat digunakan untuk mengelola dokumen yang discan, file, email, teks bahkan rekaman telepon.
Anda juga bisa menggunakan tools customer relationship management (CRM) untuk membuat jadwal dengen pelanggan seperti follow up penawaran dan tracking leads.
Manajemen Risiko dan Keamanan Data
Di era digital seperti saat ini, melindungi perusahaan dari kejahatan dan fraud adalah hal yang penting terutama kalau bisnis Anda beroperasi secara online. Tools manajemen risiko yang real time akan memfasilitasi perusahaan Anda berupa keamanan tambahan dengan melakukan audit otomatis dan monitoring fraud.
Perusahaan Anda pasti memiliki dan menangani banyak data, menggunakan sistem tunggal seperti ERP dapat memberikan keamanan dalam menyimpan data maupun dokumen serta bahan komunikasi lainnya dalam satu tempat. Anda juga dapat meminimalisir double data dengan menyimpan semua informasi dalam satu sistem yang terintegrasi.
Baca Juga: ERP Cloud: Apa Bedanya dengan ERP On-Premise?
Jenis ERP
ERP On Premise
Implementasi ERP on premise merupakan deployment software yang cara menginstalnya di server perusahaan Anda. Server tersebut dimiliki dan dioperasikan oleh tim internal Anda.
Jenis ERP ini dapat diakses melalui komputer di perusahaan tanpa perlu memerlukan koneksi internet.
ERP ini memerlukan biaya awal yang cukup besar untuk pengadaan server, hardware, license dan staf IT untuk memperoleh kontrol total pada database Anda.
Yang perlu menjadi perhatian ketika Anda berencana untuk memakai ERP on-premise adalah Anda harus memiliki tim IT yang ahli dan cerdas untuk menangani maintenance sistem ini.
Selain database Anda lebih aman karena server milik sendiri, Anda pun tidak perlu membayar sistem setiap bulan ke vendor, karena umumnya sistem on-premise seluruh pembayaran ada di awal. Bagi beberapa vendor seperti MASERP, Anda hanya perlu membayar biaya maintenance setiap tahun dan Anda akan mendapatkan customer support di hari dan jam kerja, training user, update program, dan lain-lain.
ERP Cloud
Bila ERP on-premise memiliki biaya yang cukup besar di awal, maka ERP cloud ini cocok untuk bisnis kecil. Anda tidak perlu memiliki tim IT, karena urusan implementasi, update dna maintenance akan dikelola oleh vendor ERP.
ERP cloud juga membuat manajemen operasional bisnis Anda jauh lebih mudah karena data dapat diakses kapan saja, di mana saja dan device apapun selama tersambung dengan internet.
Ketika Anda memilih ERP cloud, itu berarti Anda perlu membayar biaya langganan ke vendor ERP agar dapat memakai software tersebut dan mendapatkan customer support untuk menjaga agar sistem tetap up-to-date dengan fitur-fitur baru.
ERP Hybrid
ERP hybrid termasuk dalam pendekatan “two-tier” deployment. ERP ini memungkinkan Anda menghosting modul dan fitur on-premise, sementara modul lain di cloud. Keuntungan lainnya adalah dapat mengakses database yang sama walaupun Anda berada jauh dari komputer di kantor.
Sistem ini menggabungkan kemampuan terbaik dari on-premise dan cloud. Pertimbangkan untuk menggunakan ERP hybrid saat Anda sudah menggunakan software internal lama, tetapi Anda menginginkan fleksibilitas dan manfaat sistem berbasis web untuk mendapatkan kontrol atas proses bisnis inti saat bekerja jauh dari kantor.
Rekomendasi ERP Terbaik
ERP system terbaik adalah yang bisa membantu karyawan menjadi lebih produktif, kegiatan operasi menjadi lebih efisien dan pelaporan bisnis menjadi lebih akurat. Saat ini, banyak sekali pilihan ERP yang tersedia di pasaran. Untuk membantu Anda yang sedang mencari rekomendasi ERP system, berikut ini daftarnya.
Odoo (Open Source)
Odoo merupakan software ERP dan CRM open-source yang sudah digunakan lebih dari 4 juta pengguna di seluruh dunia. Aplikasi Odoo bisa menangani kebutuhan bisnis seperti akuntansi, manufaktur, penagihan dan manajemen proyek. Software open source seperti Odoo ini memungkinkan Anda memiliki akses ke source code sehingga bisa disesuaikan dan user bisa mengembangkan produknya.
Odoo memiliki 37 modul dan dapat diaktifkan sesuai kebutuhan sehingga bisa menghemat biaya implementasi. Odoo menyediakan hosting online dan sejumlah aplikasi berbayar dengan biaya implementasi sekitar Rp 50 juta dan untuk versi cloud sekitar Rp 3.7 juta per bulan.
SAP Business One
SAP merupakan salah satu software ERP terkenal di dunia, banyak perusahaan besar seperti BMW, Intel dan CocaCola menggunakan ERP ini. SAP memiliki dua versi yaitu SAP Business All-In-One dan SAP Business One. SAP Business One sudah digunakan lebih dari 80.000 perusahaan di seluruh dunia karena harganya lebih terjangkau.
Harga yang ditawarkan mulai dari Rp. 1 miliar sudah termasuk modul accounting, sales and service, purchasing, inventory and distribution, production and MRP serta project and resource management. SAP tidak tersedia dalam Bahasa Indonesia, jadi pastikan user Anda memahami Bahasa Inggris.
MASERP by MAS Software
Software satu ini merupakan buatan lokal dan sudah dipercaya sejak tahun 1984 oleh ribuan konsumen seperti Bitdefender, Opple Lighting, Pertamina PDC, My Gas, dan masih banyak lagi. MASERP dapat dipasang di server secara offline atau hybrid, dapat diakses di komputer dan smartphone. Harga yang ditawarkan mulai Rp 57 juta (trading) sudah termasuk 5 user dan Anda bisa menggunakan fitur account receiveable, account payable, general ledger, inventory control, sales order, sales invoice, purchase order, purchase, cash flow dan fixed asset.
Bisnis Anda bergerak di bidang manufaktur? Ada paket 5 user dengan harga Rp 75 juta dan sudah termasuk modul seperti paket trading dengan tambahan fitur production, billing dan project management.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Oracle Netsuit ERP
Netsuit dirancang untuk perusahaan yang membutuhkan akses cloud dan memiliki banyak cabang sehingga karyawan dan manajemen bisa mengakses informasi di mana pun secara real time. Netsuit dirancang untuk mendukung bisnis berkembang, Anda bisa menambahkan atau menyesuaikan fitur seiring bertumbuhnya bisnis.
Cloud ERP dari Netsuit ini dapat dihosting secara intenal atau dibuat lisensi SaaS. Modul yang tersedia antara lain finance accounting, order management, production management, warehouse and prder fulfillment, procurement dan human capital management. Oracle sangat cocok digunakan untuk bisnis retail dengan volume tinggi. Harganya sekitar Rp 180 juta per tahun dan biaya implementasinya sekitar Rp 3-6 juta per mandays.
Baca Juga: Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat untuk Perusahaan
Kesimpulan
Secara umum, ERP system mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM. Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan ketika menggunakan ERP adalah alur kerja menjadi lebih sederhana, menghemat biaya operasional, meningkatkan produktivitas karyawan, analisis data akurat, dapat berkolaborasi dengan departemen lain dalam satu sistem, manajemen risiko dan keamanan data perusahaan menjadi lebih baik.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP menawarkan dedicated support pada jam kerja melalui WhatsApp dan call untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
