Dalam berbisnis, tentu Anda perlu mencatat transaksi dan mengelola keuangan agar bisa mengetahui progress bisnis dan membuat bisnis semakin berkembang. Untuk mendukung pencatatan transaksi dan pengelolaan keuangan, berbagai dokumen digunakan sebagai bukti, salah satunya adalah credit note. Credit note adalah dokumen yang memiliki peran penting dalam mengoreksi nilai transaksi, seperti saat terjadi retur barang atau penyesuaian harga.
Agar Anda dapat menggunakannya secara tepat dalam kegiatan usaha, di artikel ini akan dibahas secara lengkap pengertian credit note, fungsi, hingga cara membuatnya. Yuk, baca sampai selesai!
Pengertian Credit Note
Credit note adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat pengurangan nilai piutang usaha setelah terjadi pengembalian barang dari pelanggan ke penjual. Pengembalian barang ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kerusakan barang, ketidaksesuaian dengan pesanan, atau kualitas barang yang tidak memenuhi harapan pembeli.
Credit note dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti bahwa transaksi sebelumnya telah dikoreksi, dan memberikan informasi mengenai pengurangan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Biasanya, dokumen ini terdiri dari dua salinan yaitu satu salinan diberikan kepada pelanggan dan satu lagi disimpan oleh penjual sebagai arsip.
Manfaat dan Fungsi Credit Note
Penggunaan credit note tidak hanya membantu menyelesaikan transaksi yang bermasalah, tapi memberikan berbagai keuntungan bagi kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah manfaat dna fungsi credit note:
Membantu Pencatatan Administrasi dan Keuangan
Credit note bermanfaat untuk mencatat adanya perubahan dalam transaksi seperti pengembalian barang atau koreksi jumlah pembayaran. Dokumen ini membuat catatan keuangan menjadi lebih rapi, akurat, dan mudah dilacak.
Bagian keuangan atau akuntansi di perusahaan bisa mencocokkan laporan penjualan dengan data yang sebenarnya terjadi, termasuk jika ada koreksi harga atau diskon.
Contohnya, jika pelanggan mengembalikan sebagian barang karena rusak, credit note akan menunjukkan jumlah potongan dari total tagihan. Informasi ini penting untuk pencatatan keuangan, penghitungan pajak, hingga audit tahunan.
Membantu Menemukan Kesalahan Transaksi
Melalui credit note, perusahaan dapat melacak letak kesalahan yang terjadi, baik saat pencatatan pesanan, pemrosesan di gudang, maupun dalam proses pengiriman. Informasi ini sangat penting untuk mencegah terulangnya kesalahan serupa di kemudian hari.
Sebagai contoh, apabila pelanggan sering menerima barang yang tidak sesuai dengan ukuran atau jumlah yang dipesan, kemungkinan besar permasalahan terjadi pada bagian logistik atau sistem input data. Dalam hal ini, credit note berperan sebagai alat bantu untuk menelusuri dan menemukan akar permasalahan tersebut.
Menjaga Hubungan Baik antara Penjual dan Pembeli
Meski terlihat sebagai pengurangan pendapatan, credit note justru bisa memperkuat hubungan bisnis jangka panjang. Memberikan credit note saat terjadi kesalahan menunjukkan bahwa perusahaan bertanggung jawab dan peduli pada kepuasan pelanggan. Ini membuat pelanggan merasa aman dan nyaman untuk terus bekerja sama.
Kepercayaan adalah aset penting. Jika pelanggan puas dengan cara perusahaan menangani masalah, mereka akan lebih loyal dan bahkan bisa merekomendasikan produk ke orang lain.
Sebagai Dasar Evaluasi Produk dan Layanan
Jika suatu produk sering dikembalikan dan dibuatkan credit note, itu bisa menjadi tanda ada yang perlu diperbaiki. Masalah bisa muncul dari kualitas barang, cara pengepakan, atau layanan kepada pelanggan.
Data dari credit note membantu perusahaan bisa mengetahui produk yang sering bermasalah. Setelah itu, perusahaan bisa mengambil langkah perbaikan, misalnya dengan meningkatkan kualitas barang atau memperbaiki sistem pengiriman agar barang sampai ke pelanggan dengan baik.
Menghindari Konflik atau Komplain
Credit note juga berperan sebagai solusi yang adil ketika terjadi masalah dalam transaksi. Daripada terjadi konflik atau keluhan berkepanjangan, perusahaan dapat langsung memberikan respon berupa pengurangan tagihan atau pengembalian dana. Cara ini membuat proses penyelesaian lebih cepat, jelas, dan profesional.
Terlebih lagi, jika transaksi melibatkan jumlah uang yang besar, dokumen seperti credit note sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman. Semua hal tercatat secara resmi sehingga kedua belah pihak memiliki bukti yang jelas.
Format Credit Note
Meskipun tidak ada format baku yang wajib digunakan dalam pembuatan credit note, terdapat beberapa informasi penting yang sebaiknya dicantumkan, antara lain:
- Nama penjual
- Nama pembeli
- Nomor credit note
- Tanggal penerbitan credit note
- Jumlah barang yang dikreditkan
- Jenis barang yang dikreditkan
- Harga satuan barang
- Potongan diskon (jika ada)
- Potongan pajak (jika ada)
- Total nilai barang yang dikreditkan
- Nama dan tandatangan penjual.
Cara Membuat Credit Note
Credit note dibuat jika terjadi kesalahan dalam faktur, adanya retur barang dari pelanggan, atau pemberian potongan harga tambahan. Dokumen ini juga menjadi bukti resmi dalam pencatatan akuntansi dan menjaga hubungan profesional antara penjual dan pembeli.
Oleh karena itu, pembuatan credit note perlu dilakukan secara hati-hati dan memenuhi unsur administratif yang sesuai. Berikut ini adalah cara membuat credit note yang bisa Anda lakukan.
Persiapkan Informasi Penting
Sebelum membuat dokumen, pastikan semua informasi yang dibutuhkan telah tersedia. Informasi ini mencakup:
- Nomor faktur asli: catat nomor invoice yang akan dikoreksi oleh credit note. Ini penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut terkait langsung dengan transaksi yang tepat.
- Data pelanggan: sertakan nama lengkap, alamat, dan informasi kontak pelanggan agar tidak terjadi kekeliruan identitas.
- Alasan diterbitkannya credit note: jelaskan secara singkat dan jelas bahwa credit note diterbitkan karena kesalahan harga, retur barang, cacat produk, atau pemberian diskon tambahan.
- Rincian produk atau jasa: tuliskan item yang dikreditkan seperti nama barang, jumlah unit, harga satuan, serta total pengurangan nilai.
Membuat Dokumen Credit Note
Setelah informasi terkumpul, bisa memulai membuat dokumennya secara manual menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word, atau gunakan software akuntansi. Di dalam dokumen credit note harus terdapat elemen-elemen berikut ini:
- Judul dokumen: tuliskan “Credit Note” di bagian atas agar tidak tertukar dengan faktur biasa.
- Nomor credit note: gunakan nomor urut atau kode unik agar dokumen mudah dilacak dan terdokumentasi dengan rapi.
- Tanggal penerbitan: tuliskan tanggal saat credit note diterbitkan sangat penting untuk pencatatan dan pelacakan transaksi.
- Nama dan alamat pelanggan: tuliskan data pelanggan yang sesuai dengan transaksi pada faktur asli.
- Referensi faktur: tuliskan nomor faktur yang dikoreksi agar keterkaitannya jelas.
- Deskripsi item: deskripsikan barang atau jasa di dalam dokumen seperti nama, jumlah, harga satuan, dan total nilai yang dikurangi.
- Total pengurangan: tuliskan jumlah nilai yang akan dikurangkan dari tagihan, baik per item maupun total keseluruhan.
- Alasan penerbitan credit note: tuliskan juga alasan penerbitan credit note, misalnya retur barang karena cacat, diskon tambahan, atau kesalahan pengiriman.
Validasi dan Distribusi
Setelah dokumen selesai dibuat, langkah berikutnya adalah:
- Tanda tangan pihak berwenang: pastikan dokumen ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas dalam perusahaan.
- Distribusi dokumen: kirim satu salinan credit note kepada pelanggan, baik dalam bentuk fisik atau melalui email.
- Penyimpanan arsip: simpan satu salinan credit note untuk keperluan administrasi internal dan audit.
- Pencatatan akuntansi: catat credit note dalam sistem pembukuan untuk mengurangi nilai piutang dan mencerminkan penyesuaian pada laporan keuangan.
Jika menggunakan software akuntansi, pembuatan credit note bisa lebih cepat dan otomatis. Beberapa software akan langsung mengaitkan dokumen dengan faktur asli dan menghitung jumlah koreksi.
Pastikan semua informasi valid dan tidak ada kesalahan ketik, agar tidak perlu mengoreksi ulang.
Contoh Credit Note
Sebagai acuan, berikut ini contoh format credit note yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Contoh ini dapat membantu Anda memahami elemen penting yang perlu dicantumkan dalam pembuatan credit note sehingga proses administrasi menjadi lebih rapi dan profesional.
Source: https://invoicehome.com/templates/credit-note
Perbedaan Credit Note dengan Debit Note dan Invoice
Dalam dunia bisnis, ada beberapa dokumen yang sering digunakan untuk mendukung transaksi antara penjual dan pembeli. Tiga dokumen yang paling umum adalah invoice, credit note, dan debit note.
Meskipun ketiganya berkaitan dengan transaksi keuangan, masing-masing memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda. Untuk lebih memahami perbedaan antara ketiganya, di bawah ini penjelasannya.
Invoice (Faktur Penjualan)
Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk meminta pembayaran dari pembeli atas barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini berfungsi sebagai tagihan yang mencantumkan jumlah yang harus dibayar, rincian barang atau jasa, serta tanggal jatuh tempo.
Credit Note (Nota Kredit)
Credit note adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk memberi tahu pembeli bahwa jumlah tagihan yang harus dibayar berkurang, biasanya karena barang yang dikembalikan, kesalahan harga dalam invoice, atau potongan harga yang diberikan setelah transaksi.
Debit Note (Nota Debit)
Debit note adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memberi tahu penjual bahwa ada tambahan kewajiban yang harus dibayar, seperti biaya tambahan yang tidak tercatat dalam invoice atau permintaan penggantian atas barang yang tidak sesuai.
| Aspek | Invoice | Credit Note | Debit Note |
|---|---|---|---|
| Pengertian | Dokumen tagihan yang dikirim penjual kepada pembeli | Dokumen koreksi pengurangan nilai atas invoice sebelumnya | Dokumen koreksi penambahan nilai atas invoice sebelumnya |
| Dikeluarkan oleh | Penjual | Penjual | Pembeli |
| Tujuan | Menagih pembayaran atas barang/jasa yang dijual | Mengoreksi invoice karena retur barang, diskon, atau kesalahan | Mengoreksi invoice karena kurang bayar, tambahan biaya, dll |
| Nilai Transaksi | Menunjukkan jumlah yang harus dibayar | Mengurangi jumlah yang harus dibayar | Menambah jumlah yang harus dibayar |
| Waktu Dikeluarkan | Saat barang/jasa dikirim atau diserahkan | Setelah invoice dikirim dan ada koreksi atau retur | Setelah invoice diterima dan ditemukan kekurangan |
| Efek pada Pembeli | Pembeli harus membayar sesuai jumlah invoice | Mengurangi utang pembeli kepada penjual | Menambah utang pembeli kepada penjual |
| Efek pada Penjual | Menambah piutang usaha | Mengurangi piutang usaha | Menambah piutang usaha |
| Contoh Kasus | Penjualan 100 unit produk senilai Rp10 juta | Retur 10 unit produk karena cacat senilai Rp1 juta | Biaya pengiriman ditanggung pembeli senilai Rp500 ribu |
Kesimpulan
Jadi, itulah pembahasan credit note. Credit note adalah dokumen penting dalam dunia bisnis karena berfungsi untuk memperbaiki atau menyesuaikan transaksi keuangan, seperti pengembalian barang atau perubahan harga. Dokumen ini memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan benar dan membantu dalam pengelolaan laporan keuangan yang lebih rapi dan akurat.
Selain itu, credit note juga memberikan bukti resmi ketika ada kesalahan dalam transaksi sebelumnya, baik dari sisi harga, jumlah barang, atau kondisi barang yang dikembalikan. Dengan menggunakan credit note, bisnis dapat menjaga transparansi, mengurangi potensi konflik, serta memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi yang berlaku.
Untuk memudahkan Anda mengelola transaksi keuangan beserta laporannya, Anda perlu menggunakan software ERP seperti MASERP. Software ERP MASERP memiliki modul dan fitur lengkap untuk hampir semua departemen dari mulai pembelian, penjualan, supplier, customer, persediaan barang, gudang, keuangan, akuntansi, dan masih banyak lagi.
Semua modul dan fitur tersebut terintegrasi sehingga bisa meningkatkan kolaborasi dan efisiensi kerja, semua database disimpan di dalam satu sistem. Anda juga tidak perlu membeli banyak sistem untuk tiap departemen yang bisa membuat anggaran perusahaan membengkak.
Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan MASERP sekarang dengan klik gambar di bawah ini, free konsultasi!
