Apa itu sistem ERP? Mungkin pertanyaan ini muncul di benak Anda yang saat ini sedang menjalan bisnis atau sedang ditugaskan dalam divisi tertentu di sebuah bisnis seperti produksi, penjualan, atau procurement.
Software ERP benar-benar memiliki banyak keuntungan untuk mengelola berbagai divisi di perusahaan dengan database terpusat. Perusahaan yang sudah mulai berkembang semestinya menerapkan sistem ERP, karena dapat membuat operasional menjadi lebih efisien.
Mengelola perusahaan berskala atau sedang berkembang jika data-data seperti transaksi penjualan dan pembelian dikerjakan secara manual akan membuat prosesnya semrawut dan tidak optimal. Apa saja modul yang ada di sistem ERP? Apakah hanya modul akuntansi dan keuangan saja yang ada di ERP? Temukan jawabannya di artikel ini!
Apa Itu Sistem ERP?
Apa itu sistem ERP? Sistem ERP adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola perencanaan perusahaan mulai dari sumber daya manusia, inventaris, logistik, keuangan, aset dan lini lainnya.
ERP adalah kepanjangan dari enterprise, resource, dan planning. Enterprise berarti perusahaan, resource berarti sumber daya, dan planning berarti perencanaan.
Sistem ERP adalah software yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dari berbagai dari divisi dan bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola manufaktur atau produksi, pemerataan sumber daya manusia, keuangan, penjualan produk, dan hal lain yang membuat brand image perusahaan terbangun dengan baik karena semua kinerja dapat berjalan cepat dan efisien.
Sistem ERP terdiri dari dua jenis implementasi yaitu ERP cloud dan ERP on premise. ERP cloud dapat digunakan tanpa perlu melakukan instalasi hardware dan server. ERP dapat digunakan di desktop atau di ponsel, tergantung brand ERP yang Anda pilih.
Banyak perusahaan besar dan global telah menerapkan sistem ERP untuk mengelola bisnis mereka karena sudah terbukti sistem ERP dapat meningkatkan kolaborasi antar departemen, meningkatkan efisiensi kerja, mengelola keuangan menjadi lebih baik, membuat keputusan bisnis berdasarkan bisnis, dan masih banyak manfaat ERP lainnya.
Baca Juga: Cara Kerja Sistem ERP yang Bisa Mudahkan Bisnis Perusahaan
Fungsi Sistem Sistem ERP dalam Bisnis
Software ERP adalah sistem terintegrasi yang digunakan perusahaan mengelola dan menyederhanakan berbagai proses bisnis. Fungsi utama sistem ERP antara lain:
Data Terpusat di Sistem ERP
Sistem ERP mengumpulkan data perusahaan dari berbagai departemen dan fungsi ke dalam satu database terpusat. Ini tentu memudahkan akses, update, dan analisa data yang bertujuan agar pengambilan keputusan bisa lebih baik dan lebih cepat.
Para direksi dan manajemen dapat melihat kondisi perusahaan seperti penjualan, cashflow, inventory di gudang, dan data lainnya secara real time dari sistem ERP tanpa perlu menunggu laporan dari staff yang bisa memakan waktu lebih lama.
Otomatisasi Proses Bisnis
Sistem ERP membuat tugas dan proses kerja yang dilakukan berulang menjadi otomatis sehingga para user atau staff Anda tidak perlu lagi melakukan double input data secara manual yang berpotensi terjadinya human-error.
Otomatisasi kerja yang dibantu ERP tentu dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kinerja staff Anda. Bayangkan staff Anda lebih mudah menginput data master supplier dan inventory, lalu di proses transaksi keluar masuk barang berikutnya hanya tinggal membuat dokumen sederhana.
Visibilitas dan Transparansi Informasi
Data dan informasi yang ada di dalam sistem ERP dapat Anda lihat secara real time termasuk level inventory, jadwal produksi, data keuangan, dan pesanan pelanggan.
Visibilitas informasi di ERP dapat memudahkan Anda dalam mengontrol kinerja di perusahaan secara keseluruhan, Anda dapat melakukan tracking produksi dan penjualan dari data di ERP, bila ditemukan kesalahan atau penurunan performa langsung bisa diperbaiki.
Kolaborasi Antar Departemen
Sistem ERP memfasilitasi kolaborasi antar departemen di perusahaan. Informasi dan data yang berada di satu database ERP membuat komunikasi dan kerjasama menjadi lebih efisien. Staff Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk meminta data dari departemen tertentu.
Mapping Alur Kerja
Sistem ERP juga membantu membuat proses bisnis menjadi lebih sederhana dengan menentukan alur kerja sesuai standard sehingga akan tercipta efisiensi dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas di perusahaan.
Manajemen Keuangan
Fungsi sistem ERP dalam bisnis yaitu dalam hal manajemen keuangan, termasuk akuntansi, budgeting, dan pelaporan keuangan. Sistem ERP membantu mengelola pengeluaran, tracking pendapatan, dan memastikan patuh terhadap regulasi keuangan.
Skalabilitas
Sistem ERP dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Baik Anda adalah startup kecil atau perusahaan besar, sistem ERP dapat beradaptasi dengan kebutuhan yang semakin berubah di kemudian hari.
Jangkauan Global
Bagi perusahaan multinasional, sistem ERP membantu mengelola operasional di berbagai wilayah, mata uang, dan bahasa yang berbeda, membuat ekspansi internasional menjadi lebih mudah. Anda tidak perlu menggunakan siste atau software berbeda untuk tiap cabang perusahaan.
Integrasi Data
Software ERP dapat terintegrasi dengan software lain seperti CRM, HRIS, dan platform e-commerce untuk menciptakan ekosistem yang saling terhubung sehingga Anda dan tim dapat berbagi data dengan lancar.
Software ERP berperan penting dalam operasional bisnis dengan menyederhanakan proses kerja, membuat manajemen data menjadi lebih baik, dan membantu perusahaan membuat keputusan berdasarkan data untuk mencapai tujuan perusahaan.
Bagaimana Cara Kerja ERP?
Sistem ERP bekerja dengan membuat berbagai proses dan fungsi bisnis menjadi terintegrasi dan terpusat dalam sebuah perusahaan. Bagaimana gambaran cara kerja ERP?
Sistem ERP dimulai dengan mengumpulkan data dari berbagai departemen dan fungsi di seluruh perusahaan yang meliputi informasi keuangan, penjualan, inventory, produksi, sumber daya manusia, procurement, dan lainnya. Dalam hal ini, user ERP menginput master data untuk digunakan dalam transaksi berikutnya.
Data yang dikumpulkan disimpan dalam database ERP untuk memastikan semua departemen memiliki akses ke informasi yang sama dan data yang paling update.
Setiap modul ERP dibuat untuk mengelola fungsi atau proses bisnis tertentu. Modul yang umum ada di ERP biasanya terdiri dari keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, supply chain, customer relationship management (CRM), dan lainnya.
Beberapa vendor ERP menawarkan pilihan modul mana yang akan diimplementasikan berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda.
Modul dalam sistem ERP saling terhubung sehingga flow data di perusahaan akan lebih lancar. Misalnya, ketika data pesanan penjualan dimasukkan dalam modul penjualan, itu dapat langsung meng-update data dalam modul inventory, produksi dan keuangan.
Sistem ERP membuat tugas berulang dapat diotomatisasi seperti otomatis akan menghasilkan faktur, update level inventory, menghitung penggajian karyawan, dan memesan supply ketika level persediaan rendah. Otomatisasi proses kerja mengurangi input data manual, mengurangi human error, dan meningkatkan efisiensi.
Sistem ERP memastikan semua user memiliki akses ke data yang paling update, ini membantu staff untuk mengambil keputusan berdasarkan data dan informasi terbaru.
ERP dilengkapi dengan modul laporan dan analisa yang membantu user untuk membuat laporan, dashboard, dan grafik yang disesuaikan dengan kebutuhan kerja mereka. Modul laporan di ERP membantu perusahaan menganalisis data, memantau key performance indicator (KPI), dan membuat keputusan berdasarkan data.
ERP menyediakan control akses user dan fitur keamanan untuk memastikan bahwa hanya user berwenang yang dapat mengakses data penting.
Akses user ERP berdasarkan tanggung jawab kerja bertujuan agar keamanan lebih baik, apa yang dapat dan tidak dapat dilihat atau dilakukan oleh setiap user dalam sistem ERP.
ERP dibuat untuk tumbuh bersama perusahaan. Ketika perusahaan berkembang, Anda dapat menambahkan modul baru, user baru, atau fungsionalitas ke sistem ERP untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang berubah.
Implementasi sistem ERP lebih baik melibatkan training user untuk menggunakan software ERP dengan efektif. Biasanya, vendor ERP menawarkan training dan support selama proses implementasi dan memberikan support berkelanjutan untuk mengatasi masalah dan update sistem.
Perbedaan ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
Model implementasi sistem ERP dapat berupa on-premise, cloud, maupun hybrid. Apa perbedaan antara ketiga jenis implementasi ERP tersebut? Dengan mengetahui ketiga perbedaan ERP on-premise, cloud, dan hybrid, Anda dapat mengetahui sistem ERP mana yang cocok untuk bisnis Anda.
Implementasi ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
- ERP On premise: diinstal secara lokal di server dan hardware milik perusahaan/di kantor. Perusahaan akan bertanggung jawab sendiri dengan sistem ERP tersebut seperti keamanan, maintenance dan update.
- ERP Cloud: sistem ERP cloud dan data dihosting di server yang disediakan oleh vendor cloud pihak ketiga. User ERP cloud dapat mengakses sistem ERP melalui internet, tidak perlu membeli hardware dan infrastruktur di kantor.
- ERP Hybrid: menggabungkan cara on premise dan cloud, beberapa modul atau data mungkin dihosting di cloud, sedangkan yang lainnya diinstal secara on premise.
Biaya ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
- ERP On premise: biaya yang diperlukan ERP on premise lebih mahal di awal karena memerlukan biaya lisensi software, hardware dan infrastruktur. Biaya maintenance dan support sistem menjadi tanggung jawab perusahaan.
- ERP Cloud: biaya ERP cloud biasanya akan dalam bentuk harga subscription, biaya akan bertambah seiring waktu. Di awal ERP cloud tidak memerlukan biaya yang mahal, tetapi secara berlangganan harus membayar biaya tambahan user dan berkelanjutan.
- ERP Hybrid: biaya yang dikeluarkan ERP hybrid tergantung konfigurasi yang dibutuhkan perusahaan. Biaya ERP hybrid lebih fleksibel karena menggabungkan keuntungan dari model on premise dan cloud.
Skalabilitas ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
- ERP On premise: memerlukan investasi tambahan untuk hardware dan infrastruktur untuk menambah atau mengembangkan sistem ERP. Skalabilitas ERP on premise lebih tinggi dibandingkan dengan ERP cloud.
- ERP Cloud: biaya untuk skalabilitas ERP cloud lebih fleksibel, bisa lebih mudah ditambahkan atau dikurangi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
- ERP Hybrid: level skalabilitas dapat memakai cara on premise maupun cloud.
Maintenance dan Update ERP
- ERP On premise: perusahaan bertanggung jawab untuk mengelola update ERP dan maintenance, memerlukan waktu jeda dalam pemakaian sistem ERP untuk maintenance.
- ERP Cloud: update dan maintenance ERP cloud ditangani oleh vendor cloud, update sistem ERP cloud biasanya tidak memerlukan waktu jeda dan berjalan lebih lancar.
- ERP Hybrid: tanggung jawab maintenance tergantung pada konfigurasi yang digunakan perusahaan, untuk cloud biasanya akan update otomatis, sedangkan on premise perlu dilakukan secara manual.
Keamanan ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
- ERP On premise: perusahaan memiliki kontrol langsung pada keamanan sistem ERP on premise, semakin kuat resourcesnya maka dapat menghasilkan keamanan yang semakin kuat.
- ERP Cloud: keamanan ERP cloud menjadi tanggung jawab bersama antara vendor cloud dan perusahaan. Vendor akan berinvestasi besar-besaran dalam keamanan sistem.
- ERP Hybrid: keamanan tergantung pada implementasi komponen on-premise dan cloud.
Customize dan Control ERP
- ERP On premise: customize dan control dalam sistem ERP on premise cukup tinggi, perusahaan dapat menyesuaikan sistem ERP on premise sesuai kebutuhan.
- ERP Cloud: customize ERP cloud biasanya terbatas dan kontrol untuk infrastruktur juga lebih sedikit.
- ERP Hybrid: pilihan customize tergantung pada konfigurasi yang spesifik, di on premise memungkinkan customize yang lebih luas.
Modul Sistem ERP
Sebelumnya sudah dijelaskan apa itu sistem ERP, yaitu sistem yang terintegrasi dari banyak fungsi dalam bisnis. Ada banyak modul ERP yang bisa digunakan oleh user, antara lain:
Akuntansi
Ketika berbicara mengenai sistem ERP pasti selalu berkaitan dengan akuntansi. Fungsi akuntansi seperti modal, hutang, piutang, arus kas (cash flow) dan lain-lain dapat dikelola secara otomatis dan akurat di sistem ERP.
Inventory (Inventaris)
Modul inventory dalam ERP sangat berguna jika Anda memiliki bisnis dengan banyak gudang untuk menyimpan stock barang, baik itu bahan mentah atau barang jadi. Modul ERP inventory juga bisa membantu Anda melacak pengadaan barang, persediaan, dan penjualan barang secara spesifik.
Ada fitur ERP serial number pada data stock barang sehingga Anda bisa mencatat dan melaporkannya secara real time.
Manufaktur
Modul ERP manufaktur berfungsi dalam menyederhanakan semua proses pada manufaktur yang dikenal cukup kompleks. Fungsi manufaktur dalam ERP meliputi adanya perencanaan produksi, pengelolaan anggaran, pengaturan jalur produksi, serta pemantauan stok bahan jadi dan bahan baku.
Baca Juga: 8 Cara Kerja ERP dalam Perusahaan Manufaktur
Warehouse
Pada industri manufaktur modul ERP warehouse sangat diperlukan untuk mengelola stok yang ada pada gudang, dan bisa memantau pekerjaan staff di gudang. Modul warehouse di ERP bahkan bisa memberikan informasi akurat dan real time tentang inventaris yang tersedia atau habis di gudang.
Fitur yang ada dalam modul warehouse ERP biasanya yaitu audit barang, perkiraan barang, perpindahan stock, dan bill of materials.
Baca Juga: Tipe Software Gudang dan Rekomendasi Terbaik untuk Anda!
Human Resources (Sumber Daya Manusia)
Modul human resources di ERP membantu HR dan tim mengelola SDM yang dimiliki oleh perusahaan yang kegiatannya bisa berupa data karyawan, kinerja, manajemen tugas, recruitment, pembayaran gaji, pajak karyawan, dan lain-lain.
Purchasing
Pada modul ERP purchasing bisa mengelola semua pembelian barang dan bahan baku untuk perusahaan. Data dan laporan divisi purchasing seperti list supplier, vendor, pengiriman, rekaman dan purchase order bisa dikelola dengan praktis.
Adanya integrasi dari modul inventory, produksi, dan akuntansi di sistem ERP bisa membantu perusahaan melakukan pembelian yang terencana dengan jumlah yang sesuai, sehingga tidak ada persediaan barang yang menumpuk di gudang dan membuat cashflow perusahaan tersendat.
Supply Chain Management
Proses yang paling membutuhkan sistem ERP yaitu supply chain. Rumitnya proses distribusi produk dari supplier ke customer dapat melibatkan manufacturer, stockiest, distributor, retailer dan fungsi lainnya yang bisa dipantau real-time dengan menggunakan software ERP.
Penjualan
Penjualan adalah proses terakhir yang bisa menentukan apa proses manufaktur yang dilakukan mendapatkan profit atau tidak. Modul penjualan di sistem ERP dapat menganalisa penjualan, merancang, dan mengimplementasikan strategi markering yang tepat dalam menghasilkan profit bisnis yang lebih maksimal.
Customer Relations Management (CRM)
Modul CRM di ERP berguna bagi perusahaan karena dapat terhubung dengan pelanggan. Modul crm di sistem ERP menjadi pusat data dan informasi pelanggan dan terintegrasi dengan fungsi lain di sistem ERP, sehingga departemen lain dapat mengakses sesuai kebutuhannya seperti pengiriman faktur penjualan atau tagihan utang.
Data pelanggan di sistem ERP bisa berupa history pembelian, kontak pelanggan, feedback pelanggan, dan lain-lain. Dengan adanya data tersebut, perusahaan bisa menganalisa pelanggan agar bisa menyusun strategi yang tepat untuk meningkatkan penjualan.
Baca Juga: Terbaru! Daftar Harga ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkap!
Kesimpulan
Sistem ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan, serta mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory, akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana, dan mencegah human error.
Karakteristik umum dari sistem ERP adalah dapat mengintegrasikan semua fungsi bisnis, database terpusat, data yang disajikan real time dan memiliki user interface (UI) yang konsisten sehingga tidak membingungkan penggunanya.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Sistem ERP MASERP memiliki modul dan fitur lengkap seperti manufaktur, penjualan, pembelian, supplier, pelanggan, aset, persediaan barang, ratusan laporan bisnis, dan masih banyak lagi. MASERP sangat cocok untuk bisnis yang sedang berkembang dan perusahaan besar.
Sistem ERP MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan customer support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
