Dalam perdagangan internasional, metode pembayaran menjadi hal yang perlu menjadi perhatian agar transaksi dapat berjalan lancar dan aman. Salah satu metode yang sering digunakan dalam perdagangan internasional adalah advance payment atau pembayaran di muka. Sesuai dengan namanya, metode ini mengharuskan pembeli untuk membayar sebagian atau seluruh nilai transaksi sebelum barang diproduksi atau dikirim oleh penjual.
Oleh karena itu, memahami prosedur, manfaat, serta risiko dari advance payment sangat penting sebelum Anda menggunakannya dalam transaksi bisnis. Ingin tahu lebih lanjut tentang metode ini dari pengertian hingga cara meminimalisirnya? Simak artikel ini sampai selesai, ya!
Pengertian Advance Payment
Pembayaran di muka atau advance payment adalah salah satu metode pembayaran yang paling sering digunakan dalam perdagangan internasional.
Dalam praktik ekspor-impor, advance payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh pembeli (importir) kepada penjual (eksportir) sebelum barang dikirimkan. Jumlah pembayaran bisa mencapai 100% dari nilai transaksi atau hanya sebagian dari total harga.
Meskipun metode ini umum diterapkan, advance payment tergolong berisiko tinggi, terutama bagi pihak importir. Risiko tersebut ada karena importir harus mengeluarkan uang terlebih dahulu tanpa jaminan bahwa barang akan diterima sesuai dengan kesepakatan.
Dalam transaksi jenis ini sering kali diperlukan dokumen pendukung berupa advance payment bond (kontrak resmi yang berfungsi sebagai jaminan pelaksanaan kewajiban oleh eksportir).
Advance payment bond biasanya melibatkan tiga pihak utama yaitu importir sebagai pemberi dana, eksportir sebagai penerima dana, dan pihak ketiga yang bertindak sebagai penengah, seperti perusahaan logistik, agen pengurusan dokumen kepabeanan, atau lembaga keuangan.
Dokumen advance payment bond bertujuan melindungi importir dari potensi kerugian akibat keterlambatan pengiriman, barang tidak sesuai spesifikasi, atau ketidaksesuaian lainnya dalam pelaksanaan kontrak.
Metode advance payment sangat umum digunakan dalam transaksi dengan negara-negara yang belum memiliki hubungan dagang yang stabil atau saat eksportir membutuhkan dana awal untuk memulai proses produksi.
Prosedur Advance Payment
Jika Anda ingin terjun ke dunia bisnis internasional, khususnya di bidang ekspor-impor, Anda perlu memahami mekanisme advance payment (pembayaran di muka). Ada risiko yang perlu diwaspadai, terutama bagi pihak importir, untuk metode advance payment.
Berikut ini prosedur advance payment yang biasanya dijalankan.
Kesepakatan antara Importir dan Eksportir
Langkah pertama adalah komunikasi antara importir dan eksportir. Importir menyampaikan niatnya untuk menggunakan sistem pembayaran di muka atas barang yang akan dibeli. Sebaliknya, eksportir juga dapat menawarkan metode ini, terutama jika mereka membutuhkan dana untuk memulai produksi.
Pada tahap ini, kedua belah pihak perlu membahas dengan jelas mengenai hal berikut:
- Jenis barang yang akan diperdagangkan
- Jumlah dan harga barang
- Waktu pengiriman barang
- Besaran pembayaran yang akan dilakukan di muka
- Dokumen yang diperlukan sebagai jaminan.
Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dan menghindari terjadinya kesalahpahaman di kemudian hari.
Penunjukan Notaris dan Penyusunan Dokumen
Setelah sepakat, importir biasanya akan menunjuk notaris lokal atau pihak ketiga yang dipercaya untuk memfasilitasi proses administratif. Notaris ini berperan penting sebagai pihak netral yang menjamin bahwa semua prosedur berjalan sesuai aturan dan dokumen sah secara hukum. Tugas notaris, antara lain:
- Memverifikasi identitas dan kewenangan kedua belah pihak.
- Menghitung total nilai pembayaran yang akan dilakukan.
- Mengurus dokumen ekspor-impor (jika diperlukan).
- Menyusun dokumen kontrak bernama advance payment bond.
Dokumen advance payment bond ini akan menjadi jaminan bagi importir bahwa eksportir akan memenuhi kewajibannya setelah menerima pembayaran.
Penandatanganan Advance Payment Bond
Setelah dokumen disusun, notaris akan meminta eksportir untuk menandatangani advance payment bond di atas materai sebagai bukti persetujuan. Dokumen yang telah ditandatangani kemudian dikirimkan kepada importir sebagai dasar hukum untuk mencairkan pembayaran.
Langkah ini penting karena tanpa dokumen resmi, posisi importir menjadi lebih rentan jika terjadi pelanggaran kontrak oleh eksportir.
Pencairan Dana oleh Importir
Setelah menerima dan memverifikasi dokumen advance payment bond, importir akan mencairkan pembayaran sesuai dengan nominal yang tercantum dalam kontrak.
Proses transfer bisa dilakukan melalui sistem pembayaran internasional seperti:
- Transfer bank (wire transfer)
- Letter of credit (L/C)
- Sistem pembayaran lintas negara lainnya yang disepakati
Pembayaran ini biasanya dilakukan sebelum proses produksi atau pengiriman barang dimulai.
Eksportir Menjalankan Produksi dan Pengiriman Barang
Setelah menerima dana, eksportir berkewajiban memproduksi dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi, jumlah, dan waktu yang sudah disepakati dalam kontrak.
Jika eksportir gagal menjalankan kewajiban tersebut, kontrak dapat dibatalkan oleh importir. Dalam kondisi seperti ini, eksportir harus mengembalikan dana yang telah diterima. Advance payment bond sebagai bentuk perlindungan hukum.
Kelebihan Advance Payment
Metode advance payment dipilih karena memberikan sejumlah keuntungan bagi eksportir.
Berikut adalah beberapa kelebihan dari penggunaan sistem pembayaran advance payment:
Keamanan Pembayaran Terjamin
Dengan pembayaran di muka, eksportir memiliki posisi yang lebih aman karena mereka sudah menerima sebagian atau seluruh pembayaran untuk barang yang akan dikirim. Pembayaran yang sudah diterima mengurangi risiko gagal bayar dari importir.
Baik pembayaran dilakukan secara penuh (100%) atau sebagian, eksportir tetap memiliki jaminan bahwa mereka telah mendapatkan dana sebelum melanjutkan pengiriman barang. Sistem ini lebih aman dibandingkan dengan pembayaran melalui invoice.
Eksportir dapat memastikan transaksi berjalan sesuai rencana tanpa khawatir masalah pembayaran dengan advance payment.
Eksportir Menerima Pembayaran Sebelum Pengiriman Barang
Dengan menggunakan metode advance payment, eksportir akan menerima pembayaran di muka sebelum barang dikirimkan kepada importir. Keuntungan utama dari sistem ini adalah eksportir bisa mendapatkan dana terlebih dahulu. Dana tersebut dapat langsung digunakan untuk berbagai keperluan operasional.
Meskipun barang belum dikirim, dana yang diterima memberikan fleksibilitas bagi eksportir untuk melanjutkan produksi atau memperlancar arus kas bisnis. Ini sangat membantu, terutama ketika eksportir membutuhkan dana untuk memastikan kelancaran proses produksi atau pengadaan barang.
Dana Dapat Dialokasikan untuk Keperluan Lain
Setelah terjadi kesepakatan antara eksportir dan importir tercapai dan pembayaran di muka dilakukan, eksportir dapat segera menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan lain. Salah satunya adalah untuk modal kerja.
Dana yang diterima bisa digunakan untuk membeli bahan baku, membayar biaya produksi, atau memenuhi kebutuhan logistik dalam proses produksi barang yang dipesan. Dengan cara ini, advance payment tidak hanya memberikan kepastian finansial, tetapi meningkatkan efisiensi operasional eksportir.
Kekurangan Advance Payment
Meski memiliki sejumlah kelebihan, advance payment juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan. Oleh karena itu, penting bagi Anda dan pihak luar negeri untuk menjaga komunikasi yang baik sebelum melakukan transaksi menggunakan metode ini.
Berikut adalah beberapa kekurangan advance payment yang perlu Anda ketahui.
Pihak Importir Menanggung Risiko
Kelemahan dari advance payment adalah bahwa importir menjadi pihak yang menanggung seluruh risiko. Ini berisiko jika importir tidak mengetahui profil atau history dari eksportir. Untuk meminimalisir risiko tersebut, advance payment bond menjadi satu-satunya perlindungan yang bisa diandalkan oleh importir.
Memerlukan Surat Kesepakatan
Salah satu kelemahan lainnya dari advance payment adalah perlunya advance payment bond. Jika Anda adalah importir, Anda harus bekerja sama dengan mitra legal di negara asal barang tersebut untuk mengurus surat kesepakatan ini. Hal ini bisa menjadi kendala jika Anda tidak menguasai bahasa asing atau tidak memiliki jaringan yang cukup di negara asal barang.
Risiko bagi Eksportir Jika Tidak Mematuhi Advance Payment Bond
Advance payment bond berfungsi sebagai perlindungan bagi importir dari kerugian. Namun, jika eksportir gagal memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian dalam advance payment bond, mereka akan menghadapi berbagai masalah.
Meskipun kemungkinan barang dikembalikan relatif kecil, eksportir berisiko dimasukkan dalam blacklist perdagangan internasional. Hal ini dapat memengaruhi kemampuan eksportir untuk melakukan transaksi internasional di masa yang akan datang.
Kesulitan Mengajukan Klaim Produk
Jika pembayaran dilakukan dengan sistem advance payment, importir mungkin akan kesulitan jika produk yang diterima tidak sesuai harapan. Mengajukan klaim atau pengembalian barang menjadi sulit, terutama karena biaya pengiriman kembali ke negara asal akan membebani importir. Akibatnya, importir terpaksa menerima barang dalam kondisi yang ada, meskipun tidak memuaskan.
Cara Meminimalisir Advance Payment
Sekarang, Anda sudah memahami bahwa advance payment adalah metode pembayaran di muka yang memiliki kelebihan dan kekurangan. Setiap metode pembayaran memang memiliki risiko dan tidak terkecuali dengan advance payment. Risiko ini bisa merugikan bisnis atau perusahaan yang Anda jalani.
Namun, ada beberapa langkah yang bisa Anda ambil untuk meminimalisir risiko yang mungkin muncul dari penggunaan metode advance payment:
Meminta Jaminan Kepastian Pengiriman Barang
Langkah pertama untuk mengurangi risiko adalah dengan meminta jaminan dari pihak eksportir mengenai kepastian pengiriman barang. Anda perlu memastikan bahwa barang akan dikirim sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Dengan adanya jaminan ini, Anda bisa merasa lebih aman meskipun pembayaran sudah dilakukan di muka.
Melakukan Partial Payment
Untuk lebih meminimalisir risiko, Anda juga bisa meminta pihak eksportir untuk melakukan partial payment atau pembayaran sebagian. Misalnya, Anda bisa sepakat untuk melakukan pembayaran 25% di awal dan sisanya 75% setelah barang dikirim.
Pembayaran dengan cara ini akan memberikan perlindungan yang lebih baik, karena Anda hanya membayar sebagian dulu dan tetap memiliki jaminan sebelum melakukan pembayaran penuh.
Menggunakan Standby L/C (Letter of Credit)
Langkah lain yang bisa Anda ambil adalah dengan meminta pihak eksportir untuk menyediakan standby L/C (Letter of Credit). Standby L/C adalah surat jaminan pembayaran yang dikeluarkan oleh bank.
Dengan adanya standby L/C, Anda sebagai importir dapat merasa lebih aman karena pembayaran dijamin oleh pihak ketiga, yaitu bank dan memastikan Anda akan mendapatkan barang sesuai dengan kesepakatan.
Contoh Advance Payment
Berikut adalah contoh penerapan advance payment dalam transaksi internasional.
Anda sebagai importir ingin membeli 500 unit mesin dari eksportir yang berlokasi di luar negeri. Berdasarkan kesepakatan dengan eksportir, Anda setuju untuk menggunakan metode advance payment dalam transaksi ini. Harga total untuk 500 unit mesin adalah Rp750.000.000.
Langkah-langkah transaksinya adalah sebagai berikut:
- Negosiasi dan kesepakatan: setelah negosiasi, Anda dan eksportir sepakat untuk menggunakan sistem advance payment dengan ketentuan pembayaran di muka sebesar 30% dari total harga, yang berarti Anda akan membayar Rp225.000.000 terlebih dahulu. Sisa pembayaran sebesar Rp525.000.000, akan dibayar setelah barang dikirimkan.
- Penyusunan advance payment bond: sebagai jaminan, Anda dan eksportir menyusun advance payment bond, yang mengatur bahwa eksportir akan mengirimkan barang sesuai jadwal yang disepakati. Dokumen ini ditandatangani oleh kedua belah pihak serta notaris atau pihak ketiga yang berwenang.
- Pembayaran 30% di muka: setelah advance payment bond disepakati, Anda melakukan pembayaran pertama sebesar Rp225.000.000 kepada eksportir. Pembayaran ini dilakukan melalui transfer bank internasional.
- Pengiriman barang: setelah menerima pembayaran di muka, eksportir mulai memproduksi dan mengirimkan barang sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak. Pengiriman dilakukan dalam waktu 4 minggu setelah pembayaran pertama diterima.
- Pembayaran sisa 70%: setelah barang dikirimkan dan Anda menerima konfirmasi pengiriman, Anda kemudian melakukan pembayaran sisa sebesar Rp525.000.000 kepada eksportir. Pembayaran ini dilakukan setelah Anda memverifikasi bahwa barang sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.
Kesimpulan
Jadi, advance payment adalah salah satu metode pembayaran yang cukup umum digunakan dalam transaksi perdagangan internasional, terutama ketika eksportir membutuhkan dana awal untuk memulai produksi.
Meskipun memberikan keuntungan bagi pihak penjual, metode ini tetap memiliki sejumlah risiko, khususnya bagi pembeli. Maka, perlu memahami secara menyeluruh mekanisme, prosedur, serta dokumen pendukung seperti advance payment bond agar transaksi dapat berjalan lancar dan aman.
Kerja sama bisnis internasional bisa saling menguntungkan jika ada komunikasi yang baik, kejelasan perjanjian, dan langkah pencegahan yang tepat, risiko dalam penggunaan metode advance payment dapat diminimalisir.
Untuk memudahkan mengelola bisnis ekspor impor dengan multi mata uang, penjualan, pembelian, supplier, persediaan barang, rekonsiliasi bank, laporan keuangan, dan fungsi bisnis lain, Anda sebaiknya mengimplementasikan software ERP seperti MASERP yang sudah mengintegrasikan semua departemen di perusahaan.
Software ERP membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan transparan karena semua database berada di satu sistem dan terdapat hak akses untuk pengguna sesuai tanggung jawabnya.
Anda tidak perlu membeli banyak sistem untuk tiap departemen yang malah membuat anggaran membengkak. Software ERP MASERP bisa digunakan untuk bisnis dengan multi cabang dan multi gudang tanpa tambahan biaya.
Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan bisnis Anda sekarang dengan klik gambar di bawah ini! Free demo produk juga!
