Sebagai orang yang mengelola bisnis, pasti Anda familiar dengan metode membayar barang atau jasa di awal (terlebih dahulu) sebelum benar-benar dipakai. Metode pembelian ini memerlukan cara khusus dalam pencatatan keuangan dan dikenal sebagai beban dibayar di muka atau prepaid expenses.
Transaksi beban bayar di muka ini cukup umum dalam kegiatan operasional bisnis sehingga Anda perlu memahaminya agar tidak ada kesalahan dalam proses akuntansi dan laporan keuangan bisnis.
Untuk itu, mari kita pelajari lebih lanjut mulai dari pengertian, fungsi, pencatatan jurnal, hingga contoh transaksi prepaid expenses, ya!
Apa Itu Prepaid Expenses?
Beban dibayar di muka (prepaid expenses) adalah pengeluaran yang dilakukan perusahaan sebelum menerima barang atau jasa yang akan digunakan nanti di masa depan.
Dalam akuntansi, pengeluaran seperti ini tidak langsung dicatat sebagai biaya. Sebagai gantinya, jumlah yang dibayarkan dicatat dulu sebagai aset di neraca, karena perusahaan masih akan mendapatkan manfaat dari barang atau jasa tersebut.
Setelah manfaatnya benar-benar digunakan atau diterima, barulah pengeluaran tadi dicatat sebagai biaya dalam laporan laba rugi sesuai dengan periode manfaatnya.
Cara pencatatan ini mengikuti prinsip akuntansi umum atau Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), yang mengharuskan setiap biaya dicatat di periode saat manfaatnya diterima. Tujuannya agar laporan keuangan lebih akurat dan mencerminkan kondisi perusahaan secara nyata.
Sederhananya, prepaid expenses adalah pengeluaran yang dilakukan lebih awal, dengan harapan akan memberikan manfaat ekonomi di kemudian hari.
Fungsi Prepaid Expenses
Fungsi prepaid expenses dalam akuntansi sangat penting untuk memastikan akurasi laporan keuangan dan kepatuhan terhadap prinsip akuntansi yang berlaku.
Biaya yang dibayar di muka bukan hanya memengaruhi pencatatan keuangan, tapi akan mendukung pengelolaan arus kas dan penyusunan anggaran yang lebih baik.
Berikut adalah beberapa fungsi utama dari prepaid expenses, antara lain:
- Mencerminkan posisi keuangan yang akurat: prepaid expenses dicatat sebagai aset, bukan biaya sehingga laporan keuangan mencerminkan kondisi perusahaan yang sebenarnya.
- Mematuhi prinsip akuntansi akrual: prepaid expenses mengikuti prinsip akuntansi akrual yaitu mencatat biaya pada periode saat manfaat diterima, bukan saat pembayaran dilakukan.
- Mendukung perencanaan dan pengendalian keuangan: prepaid expenses membantu perusahaan mengontrol arus kas, mengukur efisiensi pengeluaran, dan mencatat beban operasional di periode yang tepat.
- Menghindari kesalahan pengakuan biaya: fungsi prepaid expenses juga untuk mencegah pengakuan biaya terlalu dini yang dapat menyebabkan laporan laba rugi menjadi tidak akurat.
- Membantu penyusunan anggaran: prepaid expenses memberikan informasi yang jelas tentang pengeluaran yang telah dilakukan untuk periode mendatang sehingga membantu dalam penyusunan anggaran yang realistis.
Jurnal Prepaid Expenses
Buatlah entri jurnal untuk prepaid expense di pembukuan Anda pada saat melakukan pembelian, sebelum Anda menggunakan barang atau layanan.
Sebelum mencatat jurnal ini, Anda harus memahami pengaruh debit dan kredit terhadap setiap akun utama.
- Aset dan biaya akan meningkat di debit dan akan berkurang di kredit.
- Liabilitas, ekuitas, dan pendapatan akan meningkat di kredit dan berkurang di debit.
Untuk membuat entri jurnal pertama Anda dalam mencatat prepaid expenses, Anda harus mendebit akun prepaid expenses. Akun ini adalah akun aset, dan aset meningkat dengan debit. Setiap debit harus diimbangi dengan kredit.
Kreditkan akun yang digunakan untuk melakukan pembayaran, seperti akun kas atau cek. Mengkredit akun tersebut akan mengurangi saldo kas Anda.
Contoh entri jurnal saat Anda mengeluarkan biaya prabayar adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| X/XX/XXXX | Prepaid expenses | X | |
| Cash | X |
Jurnal Penyesuaian Prepaid Expenses
Untuk menjaga pembukuan tetap seimbang, Anda perlu membuat penyesuaian ketika prepaid expenses (beban dibayar di muka) mulai digunakan.
Saat Anda mulai memakai barang atau layanan yang sudah dibayar di muka, Anda perlu mengurangi akun prepaid expenses dan menambah akun biaya yang sesungguhnya.
Cara mencatatnya adalah dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun prepaid expenses. Ini adalah entri penyesuaian untuk prepaid expenses.
Contoh entri jurnalnya seperti ini:
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| X/XX/XXXX | Expenses | X | |
| Prepaid expenses | X |
Misalnya, Anda membayar sewa gedung selama satu tahun dengan pembayaran di muka sebesar Rp24.000.000.
- Saat Anda membayar, Anda mencatat Rp24.000.000 sebagai aset di neraca.
- Setiap bulan, Anda mengurangi Rp2.000.000 (Rp24.000.000 dibagi 12 bulan) dari akun prepaid expense dan mencatat Rp2.000.000 sebagai biaya/rent expenses.
Proses ini dilakukan setiap bulan sampai seluruh beban dibayar di muka habis. Setelah itu, akun prepaid expense akan kosong dan akun biaya/expenses akan mencatat total biaya yang sesuai.
Contoh Prepaid Expenses dalam Bisnis
Dalam operasional bisnis sehari-hari, pembayaran terlebih dahulu untuk barang atau jasa merupakan praktik yang sering dilakukan. Pengeluaran ini belum langsung dicatat sebagai biaya, melainkan akan diakui ketika manfaat dari barang atau jasa tersebut mulai diterima.
Dengan memahami contoh-contohnya, Anda bisa lebih mudah mengidentifikasi transaksi serupa dan mencatatnya secara akurat dalam pembukuan. Berikut beberapa contoh prepaid expenses yang sering ditemui.
Sewa Ruangan atau Bangunan
Ketika Anda membayar sewa gedung (kantor, toko, atau gudang) untuk periode beberapa bulan ke depan, pembayaran tersebut tergolong beban dibayar di muka. Biaya ini akan tetap tercatat sebagai aset hingga masa sewa mulai digunakan.
Asuransi Usaha
Pembayaran premi asuransi biasanya dilakukan di awal untuk perlindungan selama jangka waktu tertentu. Selama perlindungan tersebut belum dijalani sepenuhnya, nilainya dicatat sebagai aset dalam pembukuan.
Langganan Aplikasi atau Software
Jika Anda membayar di awal untuk penggunaan aplikasi bisnis atau software berlangganan, seperti sistem akuntansi atau manajemen proyek, dan manfaatnya berlangsung lebih dari satu bulan, transaksi ini juga tergolong prepaid expense.
Perawatan dan Servis Berkala
Pembayaran awal untuk kontrak servis rutin atau pemeliharaan alat dan mesin yang berlaku selama beberapa bulan termasuk beban dibayar di muka. Nantinya, biaya ini akan diakui sebagai pengeluaran secara bertahap sesuai dengan masa berlakunya layanan.
Tips Pencatatan Prepaid Expenses
Agar pencatatan beban dibayar di muka (prepaid expenses) berjalan dengan rapi dan sesuai kaidah akuntansi, diperlukan langkah-langkah yang sistematis. Di bawah ini terdapat beberapa tips yang dapat diterapkan.
Membuat Akun Khusus untuk Prepaid Expenses di Neraca
Beban dibayar di muka sebaiknya tidak dicampurkan dengan akun beban operasional lainnya. Buat akun terpisah di neraca, seperti “Beban Dibayar di Muka Sewa” atau “Beban Dibayar di Muka Asuransi.” Pemisahan ini mempermudah pelacakan dan meminimalkan risiko salah klasifikasi.
Mencatat Transaksi Setelah Pembayaran Dilakukan
Setiap kali melakukan pembayaran di muka, catat nilai tersebut sebagai aset, bukan langsung sebagai beban. Sebagai contoh, pembayaran sewa tahunan sebesar Rp12.000.000 sebaiknya dicatat sebagai aset terlebih dahulu karena manfaatnya belum sepenuhnya diterima pada saat pembayaran dilakukan.
Membuat Jurnal Penyesuaian
Pada akhir periode pelaporan, lakukan jurnal penyesuaian untuk memindahkan sebagian nilai aset ke akun beban. Misalnya, dari total Rp12.000.000 untuk sewa satu tahun, Rp1.000.000 dicatat sebagai beban setiap bulan dan nilai asetnya dikurangi sebesar jumlah yang sama.
Menggunakan Jadwal Amortisasi
Untuk prepaid expenses yang besar dan berlaku dalam jangka panjang, buat jadwal amortisasi yang memuat pembagian biaya ke dalam periode-periode tertentu. Jadwal ini membantu pencatatan lebih konsisten dan memudahkan pemeriksaan saat audit dilakukan.
Melakukan Review secara Rutin terhadap Akun Prepaid Expenses
Tinjau secara berkala saldo akun prepaid expenses untuk memastikan bahwa seluruh penyesuaian telah dilakukan dengan tepat. Hal ini penting agar tidak ada biaya yang tertunda pengakuannya, serta menjaga akurasi laporan keuangan.
Kesimpulan
Nah, itulah penjelasan lengkap tentang Beban dibayar di muka atau prepaid expenses. Prepaid expenses memiliki kaitan langsung dengan aset yang dimiliki oleh bisnis Anda. Oleh karena itu, pencatatan dan pembuatan jurnal penyesuaian yang tepat akan membantu memudahkan pengendalian internal atas akun tersebut.
Selain itu, Anda juga dapat memastikan bahwa biaya yang telah dibayar di muka masih memberikan manfaat di periode mendatang dan telah dicatat dengan benar sebagai beban dibayar di muka.
Pencatatan transaksi dan laporan keuangan secara manual, tentu saja akan menyulitkan Anda karena akan menghabiskan waktu dan rentan terjadi human error.
Untuk menghindari dua hal tersebut, sebaiknya Anda menggunakan software ERP yang sudah terintegrasi dengan hampir semua departemen di perusahaan seperti MASERP.
MASERP merupakan software ERP yang sudah terintergrasi dengan banyak fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, persediaan barang, gudang, supplier, customer, manufaktur dan lain-lain.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan sepeti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif.
Pencatatan dan pengawasan laporan keuangan harus dilakukan secara rutin untuk memastikan cash flow perusahaan selalu positif.
Segera konsultasikan kendala yang sedang Anda hadapi dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami. Gratis!
