Kalau Anda pernah terlibat dalam dunia bisnis, konstruksi, proyek besar, atau bahkan jual-beli barang bernilai tinggi, istilah termin pasti sudah tidak asing lagi Anda dengar. Termin adalah salah satu sistem pembayaran secara bertahap. Bagaimana cara kerja termin? Apa bedanya dengan pembayaran dengan uang muka (down payment)? Apa fungsi termin dalam bisnis dan bagaimana contohnya?
Anda akan mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di artikel ini. Yuk, dibaca sampai selesai agar Anda semakin paham dan bisa dipraktikkan dalam bisnis.
Apa Itu Termin?
Termin adalah sistem pembayaran yang dilakukan secara bertahap atau cicilan dalam jangka waktu tertentu, biasanya pembayaran disesuaikan dengan kesepakatan antara dua pihak yaitu penjual dan pembeli, atau pemberi proyek dan kontraktor.
Dalam bisnis, termin sering dipakai sebagai cara pembayaran proyek atau pembelian barang dalam jumlah besar. Pembayaran tidak dilakukan sekaligus, melainkan dicicil dalam beberapa tahap sesuai progress pekerjaan atau pengiriman barang.
Contohnya, perusahaan A membangun gedung untuk perusahaan B dengan nilai proyek Rp5 miliar. Pembayaran disepakati dilakukan dalam 4 termin, sesuai tahapan penyelesaian proyek.
Fungsi Termin dalam Bisnis
Termin memiliki beberapa fungsi penting dalam pengelolaan bisnis, antara lain:
Menjaga Arus Kas (Cash Flow) Tetap Sehat
Cash flow atau arus kas adalah nyawa sebuah bisnis. Ketika pembayaran dilakukan secara termin, pihak pembeli tidak perlu membayar penuh di awal, dan pihak penjual atau kontraktor dapat menerima dana secara bertahap sesuai progress pekerjaan atau pengiriman.
Manfaat bagi pembeli yaitu bisa tetap menjalankan aktivitas bisnis tanpa kehabisan dana dan bagi penjual dapat tetap mendanai produksi atau operasional tanpa harus menunggu pembayaran penuh di akhir proyek.
Mengurangi Risiko Keuangan
Sistem pembayaran bertahap membantu mengurangi risiko kerugian karena proyek gagal, pembatalan kontrak, atau masalah produksi.
Contohnya, jika terjadi pembatalan proyek setelah termin pertama, maka kerugian yang ditanggung kedua belah pihak bisa lebih kecil dibandingkan jika pembayaran dilakukan 100% di awal.
Kedisiplinan Proyek dan Pencapaian Target
Setiap termin biasanya disesuaikan dengan milestone atau tahapan proyek tertentu. Ini secara tidak langsung memotivasi pihak pelaksana untuk bekerja sesuai target dan waktu, karena pembayaran berikutnya akan cair bila progres telah dicapai.
Efek positifnya yaitu pekerjaan jadi lebih terencana serta kualitas dan timeline proyek bisa lebih terjamin.
Meningkatkan Kepercayaan Antara Dua Pihak
Sistem termin menciptakan kejelasan dan transparansi antara dua belah pihak karena semua pembayaran dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis yang bisa dijadikan pegangan.
Sistem ini dapat mencegah risiko konflik kedua belah pihak dan hubungan bisnis jangka panjang bisa terbangun dengan baik.
Pengendalian Biaya Proyek
Sistem pembayaran termin adalah cara agar pemilik proyek bisa lebih mudah mengevaluasi biaya dan membandingkannya dengan progress lapangan sebelum melakukan pembayaran selanjutnya.
Contohnya, jika ada ketidaksesuaian antara volume pekerjaan dan biaya pada termin ke-2, maka koreksi bisa dilakukan sebelum termin ke-3 dicairkan.
Pendanaan Eksternal atau Internal Lebih Terencana
Bisnis yang menggunakan termin dalam kontraknya bisa lebih mudah dalam mengatur pendanaan, baik yang berasal dari internal (dana perusahaan) maupun eksternal (misalnya pinjaman atau investor).
Dampaknya yaitu dana bisa dicairkan bertahap sesuai kebutuhan dan tidak perlu mencari pembiayaan besar sekaligus.
Perencanaan Keuangan Jangka Panjang
Dalam bisnis berskala menengah hingga besar, perencanaan keuangan jangka panjang sangat krusial. Sistem termin membantu membuat proyeksi pemasukan dan pengeluaran lebih realistis, ini bisa dimasukkan ke dalam budgeting dan forecasting.
Keuntungannya adalah laporan keuangan jadi lebih akurat dan bisa mengatur alokasi anggaran dengan lebih baik.
Sebagai Penilaian Kinerja Kontraktor atau Supplier
Dalam proyek berjangka, termin juga digunakan sebagai indikator performa dari kontraktor. Jika penyelesaian pekerjaan sering telat dari jadwal termin, hal ini bisa dijadikan evaluasi atau bahkan untuk penalti sesuai kontrak.
Jenis-Jenis Termin dalam Bisnis
Sistem termin bisa dibagi menjadi beberapa jenis tergantung pada kebutuhan dan kesepakatan. Berikut adalah jenis-jenis termin:
Termin Berdasarkan Progress Pekerjaan
Termin berdasarkan progress pekerjaan adalah jenis termin paling umum, terutama di dunia konstruksi. Pembayaran dilakukan sesuai dengan tahap penyelesaian pekerjaan.
Contoh:
- Termin 1: Setelah pondasi selesai (20%)
- Termin 2: Setelah struktur selesai (30%)
- Termin 3: Setelah atap terpasang (30%)
- Termin 4: Setelah finishing dan serah terima (20%)
Termin Waktu (Time-Based)
Termin waktu (time based) yaitu pembayaran dilakukan berdasarkan waktu tertentu, misalnya bulanan, triwulanan, atau tahunan, tanpa terlalu bergantung pada progress kerja.
Contoh:
- Termin 1: Bulan ke-1 (25%)
- Termin 2: Bulan ke-3 (25%)
- Termin 3: Bulan ke-6 (25%)
- Termin 4: Bulan ke-9 (25%)
Termin Berdasarkan Pengiriman
Termin berdasarkan pengiriman biasa digunakan dalam pembelian barang atau pengadaan, di mana pembayaran dilakukan setelah pengiriman barang tertentu.
Contoh:
- Termin 1: Setelah pengiriman batch 1 (30%)
- Termin 2: Setelah pengiriman batch 2 (30%)
- Termin 3: Setelah pengiriman batch 3 (40%)
Contoh Penerapan Termin dalam Bisnis
Agar Anda makin paham, berikut beberapa contoh penggunaan termin:
Proyek Konstruksi
Sebuah kontraktor mendapat proyek membangun gedung sekolah. Nilai proyek Rp10 miliar. Pembayaran dilakukan dalam 5 termin:
- Termin 1: 15% saat kontrak ditandatangani
- Termin 2: 25% saat struktur bangunan selesai
- Termin 3: 25% saat atap selesai
- Termin 4: 25% saat finishing selesai
- Termin 5: 10% saat serah terima proyek.
Pengadaan Alat Berat
Perusahaan tambang membeli 10 unit alat berat seharga Rp20 miliar dari vendor. Karena jumlahnya besar, pembayaran dilakukan dalam 3 termin:
- Termin 1: 30% saat PO diterbitkan
- Termin 2: 40% saat alat dikirim
- Termin 3: 30% saat alat berfungsi penuh dan lolos uji coba
Kendala dalam Sistem Termin
Meskipun sistem termin memberikan banyak manfaat bagi arus kas dan manajemen proyek, kenyataannya tidak sedikit perusahaan yang menghadapi berbagai kendala saat menjalankan skema ini.
Berikut adalah beberapa masalah umum yang perlu Anda waspadai saat memakai sistem termin dalam pembayaran:
Keterlambatan Pembayaran Termin
Keterlambatan pembayaran adalah kendala paling umum dalam sistem termin. Pihak pemberi kerja atau pembeli kadang menunda pembayaran karena alasan internal, seperti dana yang belum cair, proses administrasi yang lambat, atau persetujuan dari manajemen yang belum didapat.
Akibatnya, pihak pelaksana seperti kontraktor atau vendor kesulitan melanjutkan pekerjaan karena kekurangan dana operasional. Jika dibiarkan, ini bisa menyebabkan proyek terhambat atau bahkan gagal total.
Solusinya, Anda perlu menyusun jadwal termin yang realistis dan menyertakan penalti jika terjadi keterlambatan pembayaran.
Progress Proyek Tidak Sesuai dengan Jadwal Termin
Sistem termin umumnya didasarkan pada tahapan atau progress proyek. Namun dalam praktiknya, progress pekerjaan bisa lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal termin yang disepakati.
Jika pekerjaan selesai lebih cepat tapi termin berikutnya belum jatuh tempo, maka pihak pelaksana tidak bisa menagih pembayaran, padahal mereka sudah mengeluarkan banyak biaya. Sebaliknya, jika progress terlambat, pemberi kerja bisa menahan pembayaran termin, menyebabkan masalah arus kas.
Untuk mengatasi kendala ini, diperlukan komunikasi aktif antara kedua pihak dalam menyesuaikan jadwal termin dengan hasil di lapangan.
Dokumentasi dan Verifikasi Progress Tidak Jelas
Dalam sistem termin berbasis progress, pembayaran hanya bisa dilakukan jika tahapan tertentu sudah tercapai dan dibuktikan. Sayangnya, sering kali tidak ada standar atau mekanisme yang jelas untuk memverifikasi progress tersebut.
Misalnya, apakah pengecoran 50% sudah bisa dianggap sebagai pencapaian tahap struktur? Ketidaksepakatan dalam hal ini bisa menimbulkan konflik antara pemberi kerja dan pelaksana.
Anda perlu untuk membuat indikator pencapaian (milestone) yang terukur, disepakati sejak awal, dan didukung oleh dokumentasi foto, laporan kerja, serta berita acara.
Perbedaan Persepsi tentang Nilai Pekerjaan
Kadang-kadang, terjadi perbedaan persepsi antara dua pihak terkait seberapa besar pekerjaan yang sudah selesai dan layak untuk ditagih. Misalnya, kontraktor mengklaim bahwa 70% pekerjaan telah selesai, tetapi klien merasa baru 50% yang bisa diklaim.
Ini bisa menyebabkan sengketa dan memperlambat pencairan termin. Masalah seperti ini umumnya terjadi karena kurangnya transparansi atau komunikasi di awal proyek.
Solusinya, membuat laporan berkala dan melakukan pemeriksaan lapangan bersama untuk memastikan kedua pihak sepakat.
Ketergantungan Terlalu Besar pada Termin
Beberapa pelaksana proyek atau vendor terlalu bergantung pada pembayaran termin untuk melanjutkan aktivitas proyek. Padahal, terkadang pembayaran termin bisa tertunda karena berbagai faktor yang tidak bisa dikendalikan.
Jika pelaksana tidak memiliki dana cadangan, keterlambatan pembayaran termin bisa langsung berdampak fatal pada kelangsungan proyek. Inilah diperlukan manajemen keuangan yang baik dan tidak hanya mengandalkan termin sebagai satu-satunya sumber kas.
Prosedur Administrasi Berbelit-belit
Proses pencairan termin biasanya melalui banyak tahapan, mulai dari pembuatan invoice, approval dari pihak manajemen, hingga proses transfer dari bagian keuangan.
Jika prosedurnya terlalu rumit atau tidak digital, maka proses pembayaran bisa sangat lambat. Ini bisa terjadi lebih parah jika tidak ada sistem monitoring yang transparan.
Solusinya, Anda dapat menggunakan software akuntansi atau software ERP untuk mempercepat dan mempermudah administrasi termin.
Tips Agar Pembayaran Termin dalam Bisnis Selalu Aman
Berikut tips agar pembayaran termin dalam bisnis selalu aman, tanpa kendala. Cocok untuk Anda yang mengelola proyek konstruksi, pengadaan barang, hingga kerjasama B2B skala besar.
Buat Kontrak Lengkap dan Mengikat Secara Hukum
Salah satu penyebab utama masalah termin adalah kontrak yang tidak jelas. Kontrak adalah dasar hukum utama jika di kemudian hari terjadi dispute atau wanprestasi.
Maka, pastikan kontrak kerja berisi:
- tahapan termin secara rinci, termasuk nilai persentase tiap termin.
- syarat pembayaran, seperti “Termin 2 dibayar setelah pekerjaan A selesai dan disetujui secara tertulis oleh klien.”
- kesepakatan jadwal waktu pembayaran, misalnya “maksimal 14 hari setelah invoice dikirim.”
- konsekuensi keterlambatan pembayaran (misalnya denda atau penalti).
- menggunakan bantuan notaris atau legal advisor untuk memastikan kontrak sah secara hukum.
Gunakan Software Akuntansi atau ERP dengan Fitur Termin
Mengelola termin secara manual tentu akan berisiko tinggi bagi bisnis. Mulai dari lupa jadwal pembayaran, salah hitung, hingga telat kirim invoice.
Solusinya adalah dengan mengimplementasikan software akuntansi atau ERP yang memiliki fitur:
- pengaturan termin pembayaran otomatis
- reminder atau notifikasi sebelum jatuh tempo
- tracking progress pembayaran dari klien
- laporan cash flow berbasis termin
- integrasi dengan invoice, PO, dan delivery note.
Dokumentasi dan Laporan Proyek Harus Transparan
Agar Anda bisa menagih termin dengan lancar, semua pekerjaan/proyek harus terdokumentasi dengan baik. Cara terbaiknya adalah:
- gunakan laporan mingguan atau bulanan dengan bukti visual (foto/video)
- siapkan berita acara progres pekerjaan yang ditandatangani kedua belah pihak
- simpan semua komunikasi penting via email untuk jejak digital
- catat tanggal pekerjaan selesai dan tanggal pengajuan invoice.
Tips yang juga bisa Anda pakai adalah dengan menyediakandashboard khusus untuk klien agar mereka bisa memantau progress secara real-time, meningkatkan kepercayaan dan transparansi.
Dana Cadangan (Buffer Dana Operasional)
Jangan 100% bergantung pada dana termin. Anda harus memiliki dana cadangan minimal 10–20% dari total proyek untuk menutup kebutuhan operasional saat pembayaran termin terlambat.
Dana cadangan ini bisa berasal dari hasil proyek sebelumnya, kredit usaha (dengan bunga rendah), dan investor internal. Tujuannya harus ada dana cadangan operasional adalah agar bisnis tetap bisa berjalan meski pembayaran termin belum cair.
Lakukan Penilaian Kelayakan Klien Sebelum Menyepakati Termin
Sebelum Anda menerima proyek dengan sistem termin, lakukan background check terhadap calon klien:
- Apakah mereka punya riwayat pembayaran yang baik?
- Apakah mereka perusahaan sehat secara finansial?
- Apakah mereka terbuka terhadap kontrak legal dan transparansi?
Kalau Anda ragu dengan kredibilitas klien, sebaiknya:
- minta DP (uang muka) lebih besar.
- kurangi jumlah termin (misal hanya 2 termin saja).
- hindari kerja sama jika terlalu berisiko.
Tetapkan Batasan Maksimal Piutang Termin
Banyak bisnis yang akhirnya mengalami masalah arus kas karena terlalu banyak piutang termin yang belum tertagih. Untuk menghindari ini:
- tetapkan maksimum piutang yang bisa diterima dalam satu waktu (misal: tidak lebih dari 40% total cash flow).
- buat kebijakan termin bertingkat: pelanggan baru hanya bisa termin maksimal 2 kali, pelanggan loyal bisa 3-4 termin.
Kesimpulan
Bagi beberapa industri seperti konstruksi memang diperlukan pembayaran bertahap dalam jangka waktu tertentu, dengan tujuan menjaga arus kas agar tetap sehat, serta menjaga kedisiplinan proyek dan pencapaian target.
Sistem pembayaran termin terdiri dari beberapa jenis yaitu termin berdasarkan progress pekerjaan, termin berdasarkan waktu, dan berdasarkan pengiriman barang.
Sistem termin bila dikelola secara manual dalam bisnis maupun proyek, apalagi bila proyek besar dan banyak, tentu tidak mudah. Anda bisa menemukan banyak human error dan kendala lain jika masih mengelola secara manual seperti salah perhitungan, dokumen tercecer, melewati jatuh tempo, dan masih banyak lagi.
Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa menggunakan sistem ERP seperti MASERP yang memiliki berbagai modul bisnis dari mulai keuangan, akuntansi, penjualan, pembelian, project costing, persediaan barang, aset tetap, laporan bisnis, dan masih banyak lagi.
Software ERP MASERP sudah dipercaya sejak tahun 1984 dan cocok untuk berbagai industri dari mulai konstruksi, manufaktur, retail, grosir, farmasi, garmen, food and beverage, transportasi, perkapalan, minyak dan gas, dan masih banyak lagi.
Ceritakan kendala dan kebutuhan bisnis Anda sekarang dengan konsultan MASERP untuk mendapatkan solusi dan demo produk kami, gratis!
