Hampir seluruh jenis dan ukuran bisnis di masa sekarang perlu memanfaatkan teknologi online ritel untuk menawarkan barang mereka ke pelanggan di berbagai lokasi. Strategi e-commerce yang tepat dapat membawa bisnis Anda ke level yang lebih baik, tetapi pertama-tama Anda harus mencari tahu cara apa yang perlu dilakukan untuk mengelola inventory, termasuk pemilikah software gudang untuk bisnis Anda. Tools yang Anda pilih sebaiknya memudahkan Anda dalam mengelola produk, menyederhanakan proses kerja dan tentu saja menghemat budget perusahaan. Artikel ini akan membahas apa itu software gudang dan rekomendasi terbaiknya untuk bisnis Anda!
Apa Itu Software Gudang?
Software gudang atau biasa disebut juga warehouse management system (WMS) merupakan software yang umumnya digunakan oleh bisnis manufaktur dan retail karena bisa melacak semua bahan dan barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Singkatnya, WMS dapat membantu membuat semua proses di gudang Anda menjadi lebih optimal, terlebih jika bisnis Anda memiliki banyak gudang. Pasti akan terbantu dengan penggunaan software ini.
Ketika di lapangan, software ini tidak hanya dapat tracking semua barang di gudang, tetapi juga menyederhanakan proses kerja para karyawan saat memilih dan mengirim pesanan. Anda dapat melacak barang dagang yang masuk ke gudang, lalu menyusunnya sesuai rak yang sudah ditentukan dan memenuhi pemesanan barang.
Karena WMS memiliki semua informasi bisnis yang ada, ketika pelanggan memesan barang, pelanggan akan mengetahui apakah barang tersedia atau tidak. Semuanya akan terotomatisasi, menandakan pesanan siap untuk dibungkus. Software ini membuat karyawan Anda hemat tenaga dan waktu karena pekerjaan menjadi lebih efektif.
Alasan Menggunakan Software Gudang
Salah satu hal penting dalam bisnis retail adalah mampu memenuhi pesanan apapun dengan cara yang paling efisien. Untuk dapat menciptakan kondisi tersebut, Anda memerlukan WMS untuk memahami bahan dan barang apa saja yang ada di gudang beserta lokasi raknya, dengan begitu dapat mengurangi waktu pemesanan, biaya pemrosesan dan kesalahan pesanan. WMS dapat menampilkan data real time dan dapat tetap digunakan ketika barang mengalami peningkatan jumlah serta volume penyimpanan.
WMS dapat membantu mempercepat pemenuhan pesanan dan juga melacak barang apa saja yang laris atau paling banyak dicari pelanggan. Ketika Anda menemukan barang apa saja yang paling sering keluar gudang, Anda dapat menemukan cara baru untuk mengoptimalkan cara penyiapan pesanan di gudang.
Anda bisa melacak bahan mentah ketika mereka masuk dan memastikan bahan tersebut berada di tempat yang tepat untuk penyimpanan dan produksi. Cara terbaiknya, barang paling laris dapat diletakkan pada rak di sebelah tempat loading barang atau area pengemasan barang, bukan di ujung gudang yang sulit dijangkau.
4 Tipe Warehouse Management System
Jenis WMS yang umumnya digunakan adalah standalone system, enterprise resource planning (ERP), cloud based dan supply chain module. Semua jenisnya memiliki manfaat tersendiri untuk kebutuhan gudang yang berbeda. Anda perlu mempertimbangkan banyak faktor sebelum memutuskan WMS mana yang paling cocok untuk perusahaan.
Anda perlu memikirkan ukuran supply chain Anda saat ini dan seberapa besar antisipasi yang sudah disiapkan ketika ukurannya bertambah besar. Apapun jenis WMS yang sedang Anda cari, usahakan untuk mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap jenisnya agar dapat memberikan banyak keuntungan untuk bisnis Anda.
Standalone System (Sistem Mandiri)
Sistem ini memiliki fitur yang sangat terbatas dan cocok untuk bisnis yang memiliki operasi gudang skala kecil atau bisnis yang tidak ingin mengintegrasikan dengan sistem baru. Sistem ini memiliki harga yang paling terjangkau karena hanya memiliki fitur manajemen gudang dan manajemen inventory.
Gudang tidak dapat berfungsi dengan dua hal tersebut, dengan begitu sistem standalone ini sangat cocok untuk bisnis yang hanya ingin meningkatkan aspek supply chain saja. Ketika sebuah bisnis menggunakan sistem ini, mereka tetap bisa merasakan manfaatnya walaupun fiturnya sederhana dan integrasi terbatas.
Beberapa hal yang bisa dikelola bisnis menggunakan sistem ini adalah pemilihan pesanan, packing, pengiriman, penerimaan, pengembalian, manajemen data FIFO atau LIFO, perhitungan cycle barang, scan barcode dan manajemen inventory.
Software ERP
Software ERP atau enterprise resource planning dianggap sebagai salah satu pilihan terbaik untuk gudang atau bisnis yang ingin memperluas dan meningkatkan supply chain. Fitur yang tersedia di dalam software ERP dapat membantu bisnis mengatur supply chain, akuntansi, sumber daya manusia, bahkan customer relationship management.
Walaupun ERP umumnya memiliki core modul accounting, tetapi manajemen gudang merupakan fitur pelengkap untuk mengintegrasikan ke modul lain yang berkaitan di dalam satu sistem ERP.
Software ERP dapat memberikan solusi untuk operasi supply chain, akuntansi, pembelian dan penjualan, manajemen proyek, serta customer relationship management. Untuk perusahaan yang memiliki skala transaksi besar, software ERP sangat cocok.
Cloud WMS
Teknologi cloud di gudang dapat memberikan banyak manfaat seperti biaya yang murah dan tidak perlu maintenance yang rumit. Karena sistem berbasis cloud dijalankan di server dan berada di luar perusahaan, integrasi dan pengelolaan WMS menjadi lebih mudah dan murah.
Keuntungan lain yang dapat diperoleh perusahaan ketika menggunakan WMS berbasis cloud adalah mudah digunakan, lebih terukur, keamanan terjamin, fleksibel dan lain-lain.
Modul Supply Chain
Software supply chain management (SCM) membantu Anda mengelola segala sesuatu mulai dari hubungan vendor hingga risk assessment. Ini fokus pada otomatisasi tugas-tugas seperti manajemen inventory, resources dan siklus produk.
Selain menyediakan manajemen gudang, modul supply chain juga menampilkan data manajemen vendor, manajemen transportasi, inventory control, dan customer relationship management.
Rekomendasi Software Gudang
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, manajemen inventory dan manajemen gudang adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. MASERP sebagai salah satu software ERP andalan banyak bisnis memiliki kedua fitur tersebut beserta fitur lain seperti keuangan, pembelian, penjualan, manufaktur, manajemen proyek, dan masih banyak lagi.
Anda dapat memiliki daftar gudang yang beroperasi dengan mengisi data kode gudang atau lokasi (3 huruf) dan kode item (14 huruf). Kode ini akan memudahkan Anda tracking dan cetak data persediaan barang sesuai dengan lokasi maupun kelompok gudang.
Persediaan yang ada di gudang bisa diset berdasarkan tipe barang seperti raw material (RAW), work in process (WIP), inventory stock (FG), jasa atau biaya, paket dan subtotal item.
Persediaan bahan dan barang yang ada di gudang jangan sampai jumlahnya berlebih, apalagi kurang jumlahnya. Ketika persediaan barang jumlahnya melebihi batas aman, perusahaan dapat mengalami kerugian karena biaya penyimpanan dan terbuang karena ada yang busuk terlalu lama disimpan.
Ketika bahan dan barang jumlahnya kurang juga dapat menyebabkan pelanggan kecewa karena tidak memenuhi permintaan.
MASERP memiliki fitur quantity maximum dan minimum yang dapat membantu perusahaan mengatur jumlah minimal dan maksimal barang yang harus ada di gudang mereka. Ketika barang mencapai jumlah minimal, karyawan akan menerima notifikasi sehingga bisa langsung memesan barang ke supplier agar permintaan pelanggan tetap bisa terpenuhi.
Dalam urusan manajemen inventory, fitur Master Gudang yang ada di MASERP membantu Anda mengontrol kondisi setiap gudang penyimpanan, Anda bisa menggunakannya secara multi gudang tanpa perlu biaya tambahan.
Selanjutnya ada fitur Stock Opname yang juga penting bagi manajemen gudang karena dipakai untuk menyesuaikan jumlah persediaan barang berdasarkan kategori barang dan jurnal inventory. Kode dan nama barang akan muncul sesuai gudang yang akan dipilih untuk penyesuaian persediaan.
Selain itu, ada juga fitur Barcode Scanner untuk mencatat penerimaan barang, penjualan barang dan surat jalan. Barcode barang dagang wajib diinput terlebih dahulu di Master Inventory supaya dapat discan untuk transaksi selanjutnya.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
Software gudang tidak hanya dapat tracking semua barang di gudang, tetapi juga menyederhanakan proses kerja para karyawan saat memilih dan mengirim pesanan. Anda dapat melacak barang dagang yang masuk ke gudang, lalu menyusunnya sesuai rak yang sudah ditentukan dan memenuhi pemesanan barang.
Ada empat jenisnya yaitu standalone system, software ERP, cloud WMS dan modul supply chain. Bagi perusahaan manufaktur dan distributor, software ERP merupakan hal yang tidak asing. Software satu ini menjadi andalan dalam kegiatan operasi berbagai industri.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Takut data bocor? Jangan khawatir! Anda bisa mengontrol siapa saja yang boleh membuat dan mengedit transaksi dan laporan perusahaan, jadi tidak setiap orang bisa melihat data yang bukan tanggung jawabnya.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
