Tahukah Anda, dalam dunia bisnis sangat diperlukan kelancaran dalam kegiatan operasional seperti halnya dalam pemesanan barang dan jasa yang dibutuhkan. Umumnya setiap perusahaan memiliki sistem sendiri dan tanggung jawab penuh dalam melakukan setiap kegiatan pembelian. Saat ini tersedia software purchasing yang berperan penting dalam kegiatan perusahaan.
Software tersebut memudahkan setiap kegiatan operasional perusahaan dengan sistem procure to pay. Sehingga perusahaan akan mendapatkan pengadaan barang atau jasa dengan kualitas terbaik.
Manfaat Purchasing Software
Bisnis yang berjalan dengan baik merupakan dambaan setiap perusahaan. Dalam hal ini diperlukan strategi khusus. Salah satunya dengan menggunakan sistem purchasing software yang semakin memberikan banyak manfaatnya. Purchasing software bermanfaat dalam meningkatkan penjualan perusahaan. Beberapa manfaat yang perlu Anda ketahui adalah sebagai berikut ini.
Menyimpan Data Tidak Terbatas
Salah satu manfaat purchasing software adalah dapat digunakan untuk menyimpan data atau informasi perusahaan dalam jumlah tidak terbatas. Bahkan penyimpanan dapat dilakukan hingga mencapai ribuan item. Dengan kemudahan aplikasi yang dapat dibuka kapan saja ini sangat bermanfaat dalam proses pencarian barang dalam waktu yang cepat. Hanya dalam beberapa detik saja, Anda sudah bisa menemukan informasi barang yang dicari.
Tracking Product
Software tersebut memungkinkan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan semua data informasi yang berkaitan dengan produk. Saat Anda menggunakan aplikasi ini, tentu akan lebih mudah dan cepat saat melacak produk. Bahkan Anda tidak perlu melakukan pelacakan produk secara manual. Karena semua informasi tersebut sudah tersedia di aplikasi. Pelacakan pada item tertentu atau penurunan harga pun juga bisa dilakukan.
Pengecekan Order
Dalam proses pembelian barang biasanya akan dicek terlebih dahulu mengenai persediaan barang dengan mencari sumber atau bahan produksi yang telah habis. Proses pengecekan ini bertujuan untuk menghindari kehabisan stok barang. Dalam prosesnya, pembelian dilakukan menggunakan sistem purchasing order dengan mengisi formulir terlebih dahulu. Pengisian formulir digunakan sebagai bukti otentik saat melakukan pembelian.
Nah, dengan adanya purchasing software ini dapat berfungsi sebagai penyedia format purchasing order. Dengan begitu, semakin memudahkan dalam pembuatan laporan pembelian.
Persediaan Lebih Akurat
Dalam sebuah perusahaan, kondisi persediaan barang merupakan hal yang harus diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk menghitung persediaan suatu produk dalam jumlah stok yang ditentukan. Dengan mengetahui kondisi persediaan ini tak hanya bertujuan untuk melihat laporan yang sesuai dengan pembukuan. Melainkan juga membantu meningkatkan fungsi sistem pengendalian intern (SPI) suatu perusahaan agar berjalan dengan baik.
SPI berfungsi sebagai pembanding persediaan stok setiap bulannya yang nantinya digunakan untuk memperoleh harga pokok penjualan (HPP) pada laporan keuangan. Sekaligus mengetahui apakah laporan keuangan yang dibuat sesuai dengan fakta data yang dimiliki. Dengan adanya aplikasi software ini akan menampilkan kondisi persediaan yang lebih akurat. Sehingga lebih sulit untuk melakukan kecurangan dengan memalsukan data-datanya.
Minimnya Kesalahan
Seringkali manusia memiliki kemampuan terbatas dalam hal mengingat dan mengontrol stok barang perusahaan. Tak mungkin semua karyawan dapat menghafalkan semua stok barang yang dijual. Dalam kondisi seperti ini dapat meningkatkan terjadinya kelalaian yang akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, purchasing software sangat diperlukan sebagai alternatif untuk mengatasi permasalahan ini.
Aplikasi tersebut memiliki keunggulan pada fitur pengelolaan stok barang dengan menyimpan semua informasi data barang dengan tepat. Jadi, Anda bisa melihat stok barang di menu laporan tanpa perlu menghafalkan setiap spesifikasinya.
Seberapa Penting Penggunaan Purchasing Software?
Dalam suatu perusahaan tidak akan pernah lepas dari kebutuhan bahan baku dan kebutuhan lainnya seperti pembelian barang atau jasa. Kegiatan seperti ini dinamakan dengan purchasing yang merupakan proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan. Saat ini banyak kemudahan proses purchasing yang bisa dilakukan oleh perusahaan.
Salah satunya dengan sistem purchasing order (PO) yang memanfaatkan teknologi digital untuk berbelanja secara online. Nah, sistem tersebut mengandalkan katalog elektronik sebagai referensi produk.
Dalam hal ini sangat diperlukan purchasing software, sebuah aplikasi yang bermanfaat untuk memudahkan sistem PO dengan melakukan pengadaan barang terlebih dahulu. Dengan adanya aplikasi ini dapat menghindari kerugian pemesanan barang yang tidak sesuai dengan rincian karena dilengkapi dengan dokumen penting saat melakukan transaksi.
Tak hanya itu, dengan adanya aplikasi tersebut akan memudahkan purchasing dalam melakukan tanggung jawabnya. Tanggung jawab purchasing diantaranya adalah sebagai berikut ini.
Menganalisis Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Dalam hal ini purchasing harus menerima permintaan pembelian yang berkaitan dengan kebutuhan operasional. Namun perlu diingat, bahwa purchasing harus menganalisis apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.
Memilih supplier dan vendor
Purchasing bertanggung jawab dalam hal memilih supplier dan vendor terbaik dan berkualitas. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan barang dengan harga yang lebih terjangkau.
Melakukan Pemesanan
Setelah menemukan supplier dan vendor yang sesuai, purchasing akan melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan dengan mengisi formulir purchasing order yang nantinya digunakan sebagai arsip.
Memantau Pengiriman Barang
Staff purchasing harus memantau pengiriman barang yang sudah dipesan. Pemantauan lokasi terkini barang hingga tiba di perusahaan sesuai dengan jumlah pemesanan. Jika produk berupa jasa maka yang perlu dipastikan adalah pekerjaan selesai sesuai perjanjian.
Kesimpulan
Purchasing merupakan pembelian yang dilakukan oleh badan usaha maupun individu untuk melakukan pemesanan barang atau jasa yang fungsinya untuk memenuhi kebutuhan dan kelancaran dari kegiatan operasional. Namun ternyata berkat adanya kecanggihan teknologi, kini hadir pula e-purchasing yang memiliki kekurangan serta kekurangan tersendiri.
Maka dari itu untuk bisa mengatur dan mengelola keuangan perusahaan Anda agar proses purchasing bisa berjalan dengan baik. Anda bisa menggunakan software akuntansi dari MASERP.
Software ini akan membantu Anda dalam membuat laporan-laporan keuangan di perusahaan. Jadi Anda pun tahu mengenai laporan kas dan laporan laba rugi. Selain itu, banyak pula fitur-fitur pendukung yang ada dalam software MASERP.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
