Software ERP adalah software manajemen bisnis yang membantu mengotomatisasi fungsi bisnis di perusahaan. Bagi banyak perusahaan, software ERP adalah sistem pencatatan yang mengumpulkan input dari berbagai departemen seperti akuntansi, manufaktur, supply chain, penjualan, marketing dan masih banyak lagi untuk memastikan data berada dalam satu sistem.
Istilah software ERP sering disamakan dengan software keuangan (akuntansi, faktur dan pelaporan keuangan), nyatanya ERP juga mengintegrasikan beberapa modul lain seperti customer relationship management (CRM), omnichannel commerce, material requirements planning (MRP), supply chain management (SCM), dan human resource planning (HRP).
Di artikel kali ini akan membahas lengkpa mengenai software ERP, dari cara kerja, manfaatnya bagi bisnis, jenis software ERP, karakter software ERP, fitur dan modulnya, serta contoh software ERP.
Apa Itu Software ERP?
Software ERP adalah software yang menyederhanakan dan mengintegrasikan proses bisnis secara menyeluruh seperti keuangan, human resources, procurement, distribusi, produksi dan lain sebagainya dalam satu database terpusat.
Sistem ERP awalnya dirancang untuk perusahaan manufaktur, tetapi saat ini sudah banyak digunakan oleh industri jasa, layanan keuangan, konstruksi, kesehatan, pemerintahan, bahkan perhotelan.
Setiap industri memiliki spesifikasi khusus untuk software ERP yang mereka gunakan. Misalnya, pemerintahan menggunakan ERP untuk contract lifecycle management (CLM) dan sistem tersebut mengikuti aturan akuntansi pemerintah.
Software ERP adalah sebuah investasi untuk perusahaan karena dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dengan berbagai cara.
Dengan mengintegrasikan informasi keuangan perusahaan dalam satu sistem, software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan dan mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory, akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.
Baca Juga: Terbaru! Daftar Harga ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkapnya!
Cara Kerja Software ERP
Software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang membantu bisnis mengintegrasikan berbagai departemen di perusahaan, seperti keuangan, penjualan, produksi, dan sumber daya manusia (HR) dalam satu sistem.
Cara kerja software ERP adalah dengan mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis data dari berbagai bagian bisnis, lalu menyimpannya di satu database yang bisa diakses oleh seluruh tim.
Ketika ada perubahan di satu departemen, misalnya pada stok barang, software ERP otomatis memperbarui data di semua bagian yang berhubungan.
Proses ini membantu setiap tim dalam bisnis untuk selalu bekerja dengan data terbaru dan mengurangi risiko terjadinya kesalahan akibat data yang terpisah atau tidak sinkron.
Software ERP menggunakan teknologi cloud atau on-premise, yang memungkinkan akses data dari mana saja. Contohnya, manager di gudang dapat langsung melihat laporan penjualan terbaru dan memperkirakan kebutuhan stok walau tidak berada di lokasi gudang.
Begitu juga sebaliknya, tim keuangan bisa dengan mudah melakukan analisis biaya tanpa harus mengandalkan laporan manual.
Software ERP benar-benar mengubah cara tim bekerja dengan meningkatkan efisiensi dalam komunikasi dan membuat alur kerja menjadi lebih sederhana.
Jenis Software ERP
Software ERP memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan dan skala bisnis antara lain on premise, cloud, dan hybrid. Berikut penjelasannya:
Software ERP On-Premise
Software ERP on premise adalah jenis ERP tradisional yang diinstal di server lokal perusahaan. Cocok untuk bisnis yang memiliki anggaran besar dan membutuhkan kontrol penuh terhadap data. Biaya perawatan server cukup tinggi.
Software ERP Cloud
ERP berbasis cloud disukai banyak bisnis modern karena bisa diakses dari mana saja selama ada internet. Biayanya juga lebih fleksibel, biasanya dalam bentuk langganan bulanan atau tahunan, sehingga cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.
ERP Hybrid
Menggabungkan on-premise dan cloud, hybrid ERP menawarkan fleksibilitas lebih untuk bisnis yang ingin migrasi bertahap ke cloud atau tetap mempertahankan beberapa data di server lokal.
Karakteristik Software ERP
Software ERP memiliki skala, ruang lingkup, dan fungsionalitas yang sangat bervariasi. Tetapi sebagian besar software ERP memiliki karakteristik sebagai berikut:
Integrasi Seluruh Departemen
Software ERP dapat mengintegrasikan seluruh departemen dan unit bisnis perusahaan. Misalnya, pesanan baru yang masuk secara otomatis akan diperiksa, menanyakan ketersediaan produk, dan mengupdate jadwal distribusi. Setelah pesanan produk dikirim ke pelanggan, faktur akan dikirim. Software ERP membantu membuat pekerjaan lebih efisien dengan data yang saling terintegrasi.
Data Real Time
Proses pemesanan barang hingga pengiriman dapat terjadi dalam waktu beberapa detik setelah pesanan diterima, berkat software ERP. Selain itu, Anda bisa mengenali masalah yang terjadi di unit bisnis dengan lebih cepat serta ada lebih banyak waktu untuk memperbaiki masalah tersebut.
Database Terpusat
Setiap departemen di perusahaan dapat mengakses data di ERP tanpa perlu menggunakan software berbeda. Banyak software ERP yang membagi database berdasarkan departemen untuk lebih meningkatkan efisiensi kinerja.
Jangan khawatir data akan bocor, karena Anda bisa membuat pengaturan hak akses atas data berdasarkan departemen atau tanggung jawab karyawan, seperti yang tersedia di MASERP.
Tampilan yang Konsisten
Vendor ERP seperti MASERP menyadari bahwa software dengan user interface (UI) yang konsisten dapat lebih mudah digunakan oleh pengguna, tidak perlu training berulang kali dan mengeluarkan biaya training, serta terlihat lebih profesional. Software ERP yang Anda gunakan sebaiknya memiliki UI yang konsisten dan tidak rumit.
Baca Juga: Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu!
Contoh Software ERP
Berikut ini kami berikan beberapa contoh software ERP populer seperti software ERP MASERP, ERP Odoo, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, dan Oracle.
Software ERP MASERP
Software ERP MASERP adalah sistem ERP buatan Indonesia yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis di Indonesia. Fitur yang sangat lengkap dan mudah disesuaikan, MASERP cocok untuk berbagai jenis usaha, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Software ERP MASERP bisa digunakan untuk bisnis manufaktur, retail, distributor, migas, teknologi, farmasi dan kesehatan, konsultan, dan masih banyak lagi.
Keunggulan utamanya adalah MASERP mampu untuk mengakomodasi peraturan perpajakan dan akuntansi Indonesia, seperti PPN dan PPh. Interface-nya sangat user-friendly sehingga mudah digunakan user bahkan bagi pemula.
Fitur Software ERP MASERP:
- Manajemen keuangan
- Modul akuntansi yang sesuai standar Indonesia
- Manajemen penjualan
- Manajemen supplier
- Manajemen pembelian
- Manajemen customer
- Pengelolaan inventaris dan gudang
- Manajemen produksi atau manufaktur
- Pengelolaan aset tetap
- Laporan bisnis real-time
- Integrasi pajak otomatis
Harga MASERP tergolong kompetitif dan terjangkau untuk modul yang sangat lengkap, mulai dari Rp83 juta dan mendapatkan 5 user dengan 10+ modul dan 300+ laporan bisnis.
Sistem ERP Odoo
Sistem ERP Odoo adalah software ERP open-source yang terkenal karena fleksibilitasnya. Odoo menawarkan berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Software ini digunakan oleh banyak perusahaan di seluruh dunia karena komunitas penggunanya yang besar dan terus berkembang.
Fitur Sistem ERP Odoo:
- CRM (Customer Relationship Management)
- Manajemen keuangan
- Modul e-commerce
- Pengelolaan inventaris
- Human resource management
- Proyek dan tugas manajemen
Odoo Standard biaya mulai dari Rp150 ribu per pengguna per bulan, dengan akses ke Odoo Online.
Software ERP SAP Business One
Software ERP SAP Business One umumnya dipakai oleh perusahaan enterprise. Dengan dukungan teknologi mutakhir, software ini mampu mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. SAP Business One juga mendukung analitik berbasis data untuk membantu pengambilan keputusan.
Fitur software ERP SAP Business One:
- Manajemen keuangan
- Manajemen hubungan pelanggan
- Modul penjualan dan pemasaran
- Pengelolaan inventaris
- Analitik dan pelaporan
- Integrasi dengan solusi SAP lainnya
Harga SAP Business One memiliki harga yang bervariasi, mulai dari Rp100 juta hingga miliaran, tergantung pada konfigurasi dan jumlah pengguna.
Sistem ERP Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 adalah salah satu sistem ERP yang menggabungkan kemampuan ERP dan CRM dalam satu platform. Solusi ini sangat cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Microsoft, seperti Office 365 dan Azure. Kelebihannya adalah kemudahan integrasi dengan berbagai aplikasi lain.
Fitur sistem ERP Microsoft Dynamics 365:
- Pengelolaan keuangan
- Modul penjualan dan pemasaran
- Supply chain management
- Manajemen proyek
- Business intelligence
- Integrasi dengan Power BI
Microsoft Dynamics 365 menawarkan model harga berbasis langganan dan per modul, bila semakin Anda membutuhkan banyak modul maka akan mendapatkan harga lebih mahal.
Software ERP Cloud Oracle
Software ERP cloud Oracle adalah solusi ERP berbasis cloud yang cocok untuk bisnis berskala besar. Dengan dukungan teknologi AI, software ini mampu memberikan analitik yang mendalam dan otomatisasi proses bisnis. Oracle ERP sering digunakan oleh perusahaan multinasional karena skalabilitasnya yang luar biasa.
Fitur software ERP cloud Oracle:
- Modul keuangan yang canggih
- Manajemen risiko dan compliance
- Pengelolaan supply chain
- Perencanaan sumber daya
- Analitik berbasis AI
- Integrasi cloud yang fleksibel
Harga: Harga Oracle ERP Cloud mulai dari Rp180 juta per tahun. Namun, biaya ini bisa meningkat tergantung pada jumlah modul dan tingkat personalisasi yang diinginkan.
Fitur dan Modul Software ERP
Fitur dan modul software ERP meliputi:
- manajemen keuangan
- manajemen persediaan
- manajemen sumber daya manusia (SDM)
- manajemen proyek
- manajemen penjualan dan CRM
- manajemen produksi
- manajemen pembelian dan supplier
- pelaporan dan analisis
Berikut ini kami berikan penjelasan mengenai fitur dan modul ERP khusus untuk Anda.
Manajemen Keuangan
Modul keuangan ibarat pusat pengendali keuangan bisnis. Semua transaksi keuangan dicatat rinci, mulai dari penjualan, pembelian, hingga pembayaran gaji karyawan.
Fitur keuangan di software ERP membantu perusahaan memantau arus kas, mengelola anggaran, dan laporan keuangan dengan mudah dan otomatis.
Modul keuangan ERP sangat diperlukan untuk mengontrol finansial perusahaan secara keseluruhan dan memastikan keputusan keuangan yang diambil tepat sesuai data.
Manajemen Persediaan
Perusahaan retail dan perusahaan lain yang bergantung pada persediaan barang, sangat memerlukan modul manajemen persediaan yang ada di software ERP.
Modul manajemen persediaan ERP memfasilitasi Anda untuk dapat melacak stok secara real-time, mengatur penyimpanan barang, serta mencegah kekurangan atau kelebihan persediaan.
Perusahaan dapat memprediksi kebutuhan persediaan lebih baik dan memastikan produk selalu tersedia karena data yang Anda miliki di software ERP terorganisir dengan baik.
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Modul sumber daya manusia dalam software ERP membantu mengelola semua yang berhubungan dengan karyawan, mulai dari penggajian, kehadiran, hingga penilaian kinerja.
Fitur sumber daya manusia membantu tim HR mengatur kebutuhan administrasi karyawan dengan lebih efisien dan membuat rencana pengembangan SDM jangka panjang berdasarkan data dan analisis performa.
Manajemen Proyek
Bagi perusahaan yang sering menjalankan berbagai proyek, modul manajemen proyek bisa sangat membantu untuk memantau jadwal, anggaran, serta sumber daya yang terlibat dalam proyek.
Perusahaan dapat menjaga setiap proyek tetap on track dan dalam anggaran, sehingga lebih mudah mencapai target tanpa kendala besar.
Manajemen Penjualan dan CRM
Data pelanggan penting bagi bisnis karena dasar untuk memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku pelanggan, yang semuanya dapat mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.
Modul Customer Relationship Management (CRM) terdapat data lengkap mengenai setiap pelanggan, history interaksi, serta detail pesanan.
Modul penjualan dan CRM membantu tim penjualan untuk memahami kebutuhan pelanggan, menangani prospek (leads) baru, dan meningkatkan peluang penjualan dengan lebih efektif.
Manajemen Produksi
Bagi perusahaan manufaktur, modul manajemen produksi merupakan salah satu fitur inti. Modul produksi membantu Anda dan tim bisa memantau semua proses produksi dari awal hingga akhir, mengelola jadwal produksi, serta memastikan ketersediaan bahan baku.
Fitur ini membantu tim produksi dalam menjaga efisiensi operasional dan memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.
Manajemen Pembelian dan Supplier
Modul pembelian berfungsi untuk mengelola segala kebutuhan pengadaan bahan baku, termasuk negosiasi dengan supplier, dan pemantauan status pesanan.
Fitur pembelian dan supplier digunakan perusahaan untuk menjalin hubungan baik dengan supplier dan mendapatkan harga terbaik. Otomatisasi proses kerja yang ditawarkan software ERP membuat proses pembelian dan supply ini menjadi lebih lancar dan hemat waktu.
Pelaporan dan Analisis
Setiap modul ERP biasanya sudah dilengkapi dengan fitur pelaporan dan analisis yang membantu perusahaan dalam mengakses data penting.
Fitur ini memungkinkan pemilik bisnis untuk membuat laporan keuangan, penjualan, persediaan, hingga kinerja operasional lainnya dengan mudah.
Laporan ini bisa digunakan untuk analisis lebih dalam, memberikan gambaran tentang performa perusahaan secara keseluruhan, dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Proses Implementasi ERP
Walaupun banyak perusahaan yang takut mengimplementasikan ERP, sebenarnya itu tidak perlu dikhawatirkan. Proses dan langkah yang tepat, serta support dari konsultan ERP akan memberikan Anda panduan agar implementasi ERP berjalan sukses.
Pertama, Anda perlu meluangkan waktu untuk berkonsultasi dengan konsultan maupun reseller untuk memilih solusi software terbaik untuk perusahaan Anda. Selain itu, Anda juga perlu meluangkan waktu untuk melakukan trial, untuk memastikan kalau software ERP adalah tools yang tepat untuk perusahaan Anda.
Alokasikan waktu juga untuk membuat solusi dan fungsi yang khusus dibuat untuk Anda dan tim. Akhirnya, implementasi ERP akan berlangsung selama beberapa minggu dengan vendor ERP Anda.
Setelah proses implementasi software ERP, Anda dan para user (pengguna) akan menjalankan training dari pihak vendor agar semua dapat menggunakan software ERP tanpa kendala.
Pastikan vendor ERP memiliki customer support setiap saat, dapat membantu Anda dalam jangka panjang, dan dapat dihubungi saat Anda dan tim menemukan kesulitan saat menggunakan software ERP. Selain itu, vendor ERP juga harus siap untuk melakukan update dan review dalam jangka waktu tertentu.
Setelah Anda mengetahui penjelasan singkat implementasi ERP, Anda tidak perlu khawatir lagi untuk mengimplementasikan ERP kalau vendor Anda memiliki support yang baik dan training lengkap.
Menggunakan ERP di perusahaan Anda akan mengubah banyak hal dan juga dapat menghilangkan beban kerja tim Anda, sehingga bisa fokus pada tujuan perusahaan dan meningkatkan produktivitas mereka.
Kesimpulan
Software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan, serta mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory, akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.
Karakteristik umum dari software ERP adalah dapat mengintegrasikan semua fungsi bisnis, database terpusat, data yang disajikan real time dan memiliki user interface (UI) yang konsisten sehingga tidak membingungkan penggunanya.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan customer support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
