Kegiatan bisnis di era kemajuan teknologi yang semakin berkembang telah mendatangkan banyak kemudahan di dunia bisnis. Mulai dari bagaimana pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan keuangan hingga proses yang berkaitan dengan produk barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa atau yang lebih dikenal dengan istilah procurement adalah satu dari sekian banyak kegiatan dalam bisnis yang memanfaatkan penggunaan teknologi. Procurement saat ini sudah menuju ke arah yang lebih maju dengan penerapan e-procurement di berbagai sektor perekonomian dan bisnis.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai e-procurement dari tujuan dan manfaatnya, yuk simak pembahasan di bawah ini!
Pengertian e-Procurement
Secara pengertian e-procurement terdiri dari dua kata, yaitu electronic dan procurement. Arti dari e-procurement sendiri adalah pengadaan barang dan jasa pada kegiatan ekonomi dengan memanfaatkan teknologi.
Teknologi yang dimanfaatkan antara lain adalah penggunaan aplikasi berbasis website atau mobile. Singkatnya, e-procurement dapat diartikan sebagai proses otomasi dari kegiatan pengadaan barang atau jasa. Sehingga diharapkan ada transparansi dan efisiensi dalam pengadaan yang dilakukan oleh penyedia (vendor) dan panitia.
Pada urusan pemerintahan, sistem pengadaan digital ini dilakukan untuk menciptakan penyelenggaraan pemerintah secara baik dan bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Tentunya informasi dan transaksi digital dalam pengadaan barang dan jasa disesuaikan dengan
Baca Juga: Pentingnya Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis
Tujuan E-Procurement
Pada dasarnya, penggunaan teknologi dalam proses e-procurement berfungsi untuk memudahkan kegiatan procurement. Namun, secara spesifik terdapat beberapa tujuan dari sistem pengadaan secara digital, yaitu :
Akuntabilitas
Pengadaan barang dan jasa atau procurement sangat identik dengan tindakan yang harus dilakukan dengan bukti/tanda. Dengan sistem e-procurement dapat menjadikan pengelolaan atau hal lainnya yang akuntabel dan transparan. Bahkan, dengan dengan e-procurement setiap tahapan dimulai dari proses awal pengadaan hingga pelaksanaan kontrak dapat dilakukan dan dilaporkan secara transparan.
Mempermudah Audit dan Monitoring
Setiap kegiatan pengadaan barang dan jasa tentu harus dilakukan pengawasan terhadap pelakasanaannya. Dengan adanya e-procurement menjadi cara mudah dalam melakukan proses monitoring dan audit karena adanya ketersediaan dan keaslian data dari setiap pengadaan yang dilakukan.
Efisiensi Pengadaan
Efisiensi menjadi pertimbangan utama dalam pemanfaatan procurement digital. Dengan e-procurement, pengeluaran operasional untuk pengadaan akan semakin berkurang jika dibandingkan dengan pengadaan yang dilakukan manual.
Ketersediaan Data
Pengadaan barang dan jasa dari suatu kegiatan bisnis harus disertai dengan dokumen dan data yang lengkap. Dengan adanya procurement digital, perusahaan akan dapat mendapatkan informasi secara akurat dan terkini terkait proses pengadaan.
Tahapan e-Procurement
Tahapan procurement secara digital terdiri dari beberapa proses, yaitu :
Identifikasi Barang atau Jasa
Dalam melakukan proses procurement, tahapan identifikasi adalah tahapan pertama yang umum dilakukan. Proses ini dilakukan dengan menentukan barang atau jasa apa saja yang diperlukan perusahaan dalam kegiatannya.
Dengan adanya e-procurement, proses identifikasi dapat dilakukan dengan lebih terintegrasi dalam kumpulan data yang terdiri dari keterangan-keterangan tertentu, misalnya, jumlah barang hingga biaya atau budget yang dibutuhkan.
Baca Juga: 5 Perbedaan Biaya dan Beban dalam Akuntansi
Verifikasi dan Pengesahan
Tahapan kedua adalah tahapan verifikasi. Pada proses ini, perusahaan akan melakukan verifikasi terkait pengadaan barang, misalnya penyedia atau vendor barang, proses pengadaan/pengiriman, hingga harga yang ditawarkan.
Setelah melakukan verifikasi, perusahaan akan mengesahkan proses pengadaan tersebut. Dengan menggunakan e-procurement, proses pengesahan ini akan lebih efektif dan efisien karena tidak memakan waktu dan dapat dilakukan secara terintegrasi.
Pemesanan
Proses pemesanan adalah proses yang memerlukan banyak koordinasi. Dengan adanya e-procurement, pemesanan akan dapat dilakukan secara otomatis dan tak memakan banyak waktu. Selain itu, barang yang dipesan juga akan lebih jelas dan teratur apabila perusahaan menggunakan sistem e-procurement.
Pembayaran
Sistem e-procurement juga bertujuan untuk mempermudah proses pembayaran. Misalnya, dengan adanya e-procurement, pembayaran barang juga dapat dilakukan dengan otomatis karena sudah terhubung dengan software yang bisa melakukan pendataan terhadap invoice pembelian/pengadaan suatu barang.
Baca Juga: QRIS Adalah Sistem Pembayaran Digital yang Penting Diketahui
Penyimpanan Data
Manfaat lain dari e-procurement adalah terkait perekaman data. Dengan adanya e-procurement, setiap kegiatan pengadaan akan tercatat dan tersimpan dalam sistem sehingga akan memudahkan kepentingan audit ke depannya.
Baca Juga: Pentingnya Manajemen Data Bagi Perusahaan
Pembuatan Laporan
Data yang tersimpan apabila menggunakan sistem e-procurement akan memudahkan perusahaan dalam membuat laporan dari kegiatan pengadaan. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan analisis terhadap proses pengadaan yang akan atau telah dilakukan.
E-Tendering dan E-Purchasing
Dalam istilah procurement secara digital ini dikenal dua proses pengadaan, yaitu e-tendering dan e-purchasing yang artinya:
E-Tendering
Proses pemilihan terhadap perusahaan penyedia barang atau jasa yang dilakukan secara terbuka. Pada prakteknya, e-tendering dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar dan legal. Perusahaan penyedia barang atau jasa hanya perlu melakukan penawaran tender satu kali untuk melakukan e-tendering.
E-Purchasing
Karena e-procurement memiliki sistem terintegrasi, pembelian barang juga dilakukan melalui sistem tersebut. E-purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui katalog elektronik pada sistem e-procurement.
Kesimpulan
E-procurement adalah pengadaan barang dan jasa pada kegiatan ekonomi dengan memanfaatkan teknologi antara lain penggunaan aplikasi berbasi website atau mobile. Terdapat beberapa tujuan dari penerapan procurement, antara lain melakukan pengelolaan pengadaan menjadi akuntabel dan transparan, mempermudah audit dan monitoring procurement, dan menyediakan data yang terintegrasi dan real-time.
Procurement dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu, identifikasi barang/jasa, verifikasi, pemesanan, pembayaran, penyimpanan data, pembuatan laporan.
Dalam melakukan penerapan e-procurement perusahaan membutuhkan bantuan software pengelola kegiatan keuangan agar menjadi lebih efisien. Salah satu software akuntansi yang dapat digunakan adalah MASERP.
Dengan menggunakan MASERP perusahaan akan terbantu dalam setiap tahapan e-procurement. Tak hanya itu, perusahaan juga dapat mengelola dan menyajikan laporan keuangan yang bisa ditampilkan atau diperoleh sesuai data.
Penghitungan dari laporan keuangan tersebut tersebut kini sudah tak perlu dilakukan dengan cara manual. Dengan menggunakan MASERP, perusahaan dapat melakukan penghitungan laba hingga membuat laporan secara keseluruhan. Hal ini dapat dilakukan dengan cukup mudah karena MASERP merupakan software akuntansi yang mampu mengakomodasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan.
Berbagai macam penghitungan atas pengelolaan keuangan dapat dilakukan secara terintegrasi. MASERP juga sudah menyediakan pilihan dalam bentuk cloud accounting atau penggunaan server lokal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan dana yang perlu dicatat sebagai bagian dari laporan keuangan perusahaan.
Selain itu, MASERP dapat diakses dimana saja dan kapan saja lewat perangkat PC, mobile, dan gadget lainnya melalui sistem yang bekerja secara online. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang memberikan banyak kemudahan, langsung saja konsultasikan kepada konsultan ahli kami. Gratis!
